Reguli de păstrare a documentelor de arhivă în arhivă. Nu există arhivă, dar există documente: cum poate o secretară să organizeze un sistem de stocare a documentelor într-o firmă tânără. Pe tema: „Depozitarea documentelor: curent și de arhivă”

4.3.1.1. Depozitarea permanentă a documentelor trebuie efectuată în întuneric. Toate tipurile de lucrări cu documente trebuie efectuate la niveluri de iluminare limitate sau necesare din punct de vedere tehnologic.

4.3.1.2. Iluminatul din spațiile de depozitare poate fi naturală sau artificială.

4.3.1.3. Iluminatul natural în spațiile de depozitare este permisă cu lumină difuză, cu condiția ca la ferestre să fie utilizate difuzoare de lumină, regulatoare de flux luminos, filtre de protecție, perdele, jaluzele și vopsire pe sticlă. Pentru protejarea documentelor se foloseste depozitarea in liente, mape, cutii, dulapuri, pe rafturi inchise, in hartie de impachetat etc.

4.3.1.4. Pentru iluminatul artificial, lămpile cu incandescență sunt folosite în nuanțe închise, cu o suprafață netedă. Este permisă utilizarea lămpilor fluorescente cu o parte ultravioletă trunchiată a spectrului de tip LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Nivelul de iluminare în domeniul spectrului vizibil nu trebuie să depășească: pe suprafața verticală a rack-ului la o înălțime de 1 m de podea - 20 - 50 lux (lux), pe desktop - 100 lux (lux).

4.3.2. Condiții de temperatură și umiditate

4.3.2.1. În încăperile de depozitare dotate cu sisteme de aer condiționat trebuie menținut un regim optim de temperatură și umiditate, ținând cont de specificul tipurilor de documente: pentru documentele pe hârtie - temperatura este de 17 - 19 grade. C, umiditatea relativă a aerului 50 - 55%; pentru materiale de film - alb-negru (15 grade C și 40 - 55%) și color (2 - 5 grade C și 40 - 55%); pentru documente pe benzi magnetice și suport de disc - 15 - 20 de grade. C şi 50 - 65%.

4.3.2.2. Nu sunt permise fluctuații bruște ale temperaturii și umidității în spațiile de depozitare. În încăperile cu climă nereglementată, trebuie luate măsuri de optimizare condiții climatice pe baza încălzirii și ventilației raționale a spațiilor, utilizarea dezumidificatoarelor sau a umidificatoarelor de aer. Cu o creștere stabilă pe termen lung a umidității relative a aerului până la 80 - 90%, se iau măsuri obligatorii pentru normalizarea condițiilor climatice (ventilație intensă, dezumidificarea instalațiilor de depozitare, eliminarea motivelor creșterii umidității).

4.3.2.3. Regimul de temperatură și umiditate din spațiile de depozitare este controlat prin măsurarea regulată a parametrilor de aer: o dată pe săptămână în încăperi cu aer condiționat, de două ori pe săptămână în încăperi cu climă nereglementată și zilnic în cazul încălcării regimului de depozitare.

4.3.2.4. Dispozitivele de control și măsurare (termometre, psihrometre, higrometre) sunt amplasate pe culoarul principal pe un suport, departe de încălzire și sisteme de ventilație. Citirile instrumentului sunt înregistrate în jurnalul de bord.

4.3.3. Regim sanitar si igienic

4.3.3.1. Localul arhivei trebuie păstrat curat, în condiții care exclud posibilitatea apariției mucegaiului, insectelor, rozătoarelor, prafului.

4.3.3.2. Trebuie asigurată circulația liberă a aerului în încăperile de depozitare, excluzând formarea de zone neaerisite periculoase din punct de vedere sanitar și biologic.

4.3.3.3. Ferestrele care se deschid în timpul sezonului cald, precum și orificiile de ventilație din pereți, tavane, podelele spațiilor de depozitare și deschiderile exterioare ale sistemelor de ventilație, trebuie protejate cu ochiuri cu un diametru ochiului de cel mult 0,5 mm.

4.3.3.4. Este interzisă rămânerea în îmbrăcăminte exterioară, încălțămintea umedă și murdară în încăperile de depozitare, depozitare și utilizare Produse alimentare, fumatul.

4.3.3.5. În spațiile de depozitare, este necesar să se efectueze o curățare umedă sistematică. Cel puțin o dată pe an, rafturile, dulapurile, spațiile de depozitare sunt desprăfuite; podelele, plintele, pervazurile ferestrelor, părțile de subsol ale rafturilor sunt tratate cu soluții apoase de antiseptice (2% formol, 5% catamină AB etc.).

4.3.3.6. De două ori pe an (la începutul și la sfârșitul sezonului de încălzire) documentele (selectiv) și instalațiile de depozitare sunt supuse inspecției pentru detectarea la timp a insectelor și ciupercilor de mucegai.

Atunci când sunt depistați dăunători biologici, se iau măsuri urgente de dezinfectare și dezinfestare a incintei de către arhiva, stația sanitară și epidemiologică sau serviciul de carantină.

4.3.3.7. La curățare sau tratamente sanitare apa și soluțiile antiseptice nu ar trebui să ajungă pe documente.

4.3.4. Modul de securitate

4.3.4.1. Regimul de securitate este asigurat de alegerea locației arhivei în clădire, mijloace tehnice de protecție, organizarea unui sistem de securitate, sisteme de alarmă, respectarea măsurilor de control al accesului, ordinea accesului în depozit, sigilarea spațiilor. . Ușile exterioare ale arhivelor și depozitelor trebuie să aibă placare metalică și încuietori puternice. Pe ferestrele accesibile din exterior sunt instalate bare metalice cu balamale încuiate spre exterior. Sediul arhivei este dotat cu alarma antiefractie, in timpul programului de lucru localul este sigilat (sigilat). Seifurile trebuie ținute încuiate în timpul programului de lucru. Șeful și angajații acestui depozit, și în unele cazuri - alte persoane însoțite de aceștia, au dreptul de a accesa depozitul. Scoaterea documentelor din arhivă se efectuează numai cu permise speciale în modul prescris.

4.3.4.2. Regimul de securitate se aplică și spațiilor în care sunt depozitate temporar documentele de arhivă și bunurile materiale ale arhivei (sala de lectură, sală de expoziție, laborator etc.).

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Foloseste formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

postat pe http://www.allbest.ru/

minister Agricultură Federația Rusă

bugetul statului federal instituție educațională educatie inalta

Universitatea agrotehnologică de stat din Ryazan. P.A. Kostychev

(FGBOU VO RSATU)

Facultatea de Drumuri

Rezumat pe subiect:

„Arhivarea documentelor”

Completat de: student anul III

facultatea de drumuri

domenii de formare

„Tehnologia proceselor de transport”

Malahov V.A.

Verificat de: Candidat la Economie, Conf. Lozova O.V.

Ryazan 2015

1. Documente care reglementează procedura de păstrare a documentelor

2. Formarea documentelor în cazuri

3. Prelucrarea tehnică a documentelor înainte de depunerea lor spre păstrare arhivă

4. Asigurarea securității documentelor

5. Documente electronice în arhive

6. Amplasarea documentelor în depozite

7. Verificarea disponibilității și stării documentelor

8. Referințe de arhivă

9. Examinarea valorii și distrugerea documentului

Bibliografie

1. Documente care reglementează procedura de păstrare a documentelor

Procedura de stocare a documentelor este reglementată de următoarele documente principale:

Legea federală nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004 „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”;

Principalele reguli de funcționare a arhivelor organizației - aprobate prin decizia Arhivei Federale din 6 februarie 2002 (în continuare - Regulile de bază);

O listă de documente tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților agentii guvernamentale, administrațiile și organizațiile locale, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558;

Actualul Regulament privind documentele și fluxul de lucru în contabilitate, aprobat prin ordin al Ministerului de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105.

Procedura de stocare a documentelor contabile este definită în Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”, precum și în Codul fiscal al Federației Ruse.

2. Formarea documentelor în cazuri

Fiecare specialist care lucrează cu documente ar trebui să fie implicat în formarea documentelor în cazuri. De remarcat că documentele sunt formate în dosare după anumite criterii, pentru ca ulterior să poată fi căutate cu ușurință în arhivă. Arhiviștii au creat un document de referință special, cu ajutorul căruia documentele oficiale sunt distribuite în dosare (cazuri). Se numește nomenclatura cazurilor. Aceasta este o listă sistematizată de rubrici a tuturor cazurilor pe care angajații le vor începe în organizație în anul următor. Nomenclatorul cauzelor se întocmește în ajunul noului an calendaristic, de regulă în luna decembrie, astfel încât să se știe care dosare ar trebui formate în societate în anul următor din ianuarie până în decembrie.

La formarea documentelor în cutii, sunt utilizate diferite semne, conform cărora documentele sunt combinate într-un singur folder. De exemplu, un semn nominal: comenzi la comenzi, protocoale la protocoale. Un alt semn este subiectul-întrebare pentru corespondența oficială. Dar este posibilă și o abordare complet diferită, atunci când diferite documente sunt combinate pe o singură problemă. Un exemplu clasic este un dosar în instanță, un dosar personal al unui angajat.

Forma nomenclatorului cazurilor este unificată și inclusă în anexa „Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor organizației”. Documentul este aprobat de șeful organizației. Dacă compania este mare, atunci este necesar să completați coloana „Numele secțiunii”, adică să introduceți numele unității structurale. Daca organizatia este mica, atunci directia de activitate este indicata aici.

depozitare arhivă a documentelor

3. Prelucrarea tehnică a documentelor înainte de livrarea lor pentru depozitare arhivă

În primul rând, documentele din dosar trebuie să fie în ordine cronologică: documentul de sus este 1 ianuarie. Cu un creion grafit negru, este necesar să numerotați fiecare foaie pe partea din față a carcasei, în colțul din dreapta sus. Fișa de certificare conține și un tabel care indică caracteristicile stării fizice și formarea carcasei, de exemplu, foi rupte, lipite, mucegăite. Trebuie să furnizați un link către numărul lor. Și este necesar să se întocmească un inventar intern al actelor cauzei. În inventarul intern se înscriu indexul cauzei, titlul acesteia, numerele foilor dosarului care corespund acestui document. Inventarul este anexat de compilator și plasat la începutul cazului. Acum dosarul trebuie fie cusut, fie predat pentru legare, eliberați o copertă care să reflecte numele organizației, divizia, numărul cazului, volumul, titlul, datele de înființare și de închidere a cazului.

Inventarele se întocmesc în cel puțin trei exemplare, dintre care unul rămâne în unitatea structurală, confirmând faptul că documentele au fost depuse la arhivă, iar alte exemplare ale inventarului sunt transferate în arhivă împreună cu dosarele.

4. Securizarea documentelor

Cazurile de depozitare pe termen scurt (până la 10 ani), pe termen lung (peste 10 ani) și pe termen permanent trebuie păstrate în organizație:

1. înainte de sfârșitul perioadei stabilite și alocarea lor spre distrugere;

2. înainte de predarea cauzelor în custodia statului;

3. până la lichidarea organizaţiei.

Pe toată perioada stabilită de depozitare trebuie să se asigure nu numai evidența documentelor, ci și siguranța fizică și utilizarea acestora.

Aceasta impune anumite cerințe privind procesarea dosarelor în sine și dotarea arhivelor.

Documentele de arhivă sunt împărțite în documente de stocare generală și separată, pe hârtie și pe film. Acestea din urmă includ nu numai filme pentru înregistrări foto, video și audio, ci și alte medii informatice care nu s-au format încă într-un grup independent.

5. Documente electronice în arhive

Conform principiilor de arhivare, documentul trebuie stocat pe suportul pe care a fost creat. Prin urmare, stocarea documentelor de birou pe suporturi informatice nu este interzisă, dar nici nu este binevenită din motive obiective.

De asemenea, trebuie amintit că stocarea pe termen lung a documentelor pe medii amovibile instabile, cum ar fi dischetele, necesită verificări frecvente, de cel puțin șase luni, și rescrierea informațiilor stocate pe medii noi în dublu exemplar. Pe termen lung, adică Peste 10 ani de stocare a informațiilor arhivate pe hard diskul unui computer este, de asemenea, riscantă din cauza posibilelor defecțiuni și atacuri de viruși.

În prezent, singurul mediu posibil pentru înregistrarea documentelor arhivate poate fi considerat un disc optic nereinscriptibil (CDR), deși recent au existat pretenții sporite privind calitatea acestuia.

Cu o cantitate semnificativă de documente pe medii informatice și baze de date de documente formate în procesul de documentare electronică, pentru stocarea acestora se organizează o stocare independentă a documentelor electronice sau ca parte a unei arhive existente.

6. Amplasarea documentelor în depozite

Amplasarea atentă a documentelor permite utilizarea rațională a spațiilor, reduce costul căutării dosarelor, asigură condiții optime de depozitare și posibilitatea de evacuare a arhivei în caz de urgență.

Amplasarea documentelor de arhivă în organizații se bazează pe:

1. crearea celor mai bune condiții pentru păstrarea permanentă a documentelor,

2. comoditatea utilizării operaționale a tuturor documentelor.

Documentele de serviciu general de birou, confidențiale, de personal și tehnice sunt stocate separat, dacă este posibil în depozite diferite.

La determinarea premiselor necesare amplasării cazurilor se ține cont de dinamica mișcării cazurilor. Deci, în arhiva organizației este mai oportun să se plaseze cazurile nu numai pe divizii structurale în conformitate cu inventarele și nomenclatoarele cazurilor, ci și prin momentul alocării lor pentru distrugere.

Pentru orientarea într-o compoziție în schimbare dinamică a cazurilor, sunt compilați indici topografici, iar toate camerele, rafturile din ele sunt numerotate de la stânga la dreapta de la intrare. Rafturile sunt, de asemenea, numerotate în conformitate cu montarea carcaselor, adică. raft de sus în jos.

Documentele trebuie depozitate în încăperi separate de încăperile de lucru ale angajaților și ferite de accesul persoanelor neautorizate. Boltile trebuie protejate suplimentar cu bare care se deschid din interior (pentru evacuare extrema) pe ferestrele de la primul etaj al arhivei, usile sunt intarite suplimentar si dotate cu incuietori. Ferestrele sunt protejate de lumina directă a soarelui prin geamuri speciale, vopsea, perdele opace. Datorită riscului crescut de incendiu, depozitele de documente sunt echipate cu lămpi de tip închis, întrerupătoare și scuturi de siguranță situate în afara depozitelor. Accesoriul obligatoriu al arhivelor sunt agenții de stingere a incendiilor cu mai multe variante (inclusiv cei non-lichide, de exemplu, nisipul și prelata).

Arhivele trebuie să aibă:

1. rafturi speciale mobile sau staţionare cu lăţimea raftului de cel puţin 25 cm;

2. latimea culoarului dintre rafturi este de cel putin 75 cm;

3. latimea culoarului principal de pana la 120 cm;

4. distanta intre rafturi in inaltime 35-40 cm;

5. distanta dintre capetele rafturilor fata de pereti este de 45 cm;

6. distanța de la podea la raftul de jos este de 20 cm, iar la subsol și la demisol - până la 50 cm.

Pentru stocarea documentelor de format mare (hărți, desene, planuri) se folosesc rafturi speciale cu depozitare suspendată orizontală sau verticală.

Mucegaiurile sunt principalele distrugătoare de documente din arhive. Se știe că peste 200 de specii de ciuperci trăiesc în „depozite de hârtie”, sporii lor sunt transportați în aer și pot infecta cu ușurință documentele din încăperile prăfuite. De regulă, ciupercile se dezvoltă cel mai activ pe documentele umede sau în depozitele cu umiditate ridicată a aerului la o temperatură de 25-27 ° C, în colțuri strâns aglomerate și dulapuri neaerisite.

Prin urmare, la depozitarea documentelor (și a cărților), trebuie respectate condițiile optime de temperatură și umiditate. În Rusia, este setat la maximum 18-20 ° C, cu umiditate relativă aer 50-55%. Suporturile de film necesită condiții de stocare și mai stricte, astfel încât toate arhivele sunt echipate cu dispozitive de măsurare a temperaturii și umidității în diferite colțuri ale arhivei. Pentru arhive, curățarea umedă regulată și dezinfectarea preventivă a spațiilor sunt obligatorii.

Toate fișierele din arhive sunt împachetate suplimentar în cutii de carton, pachete și alte recipiente din materiale care sunt inofensive pentru documente. Etichetele sunt lipite de cutii, iar etichetele sunt atașate pachetelor de fișiere care indică:

1. numere de inventar (nomenclatura cazurilor),

2. ani(i) și numărul ultimului caz incluse în această casetă (pachet).

În funcție de duritatea materialului de acoperire a carcasei, de frecvența de utilizare a documentelor, este selectată metoda de depozitare - verticală sau orizontală.

7. Verificarea disponibilității și stării documentelor

Verificări ale prezenței reale și ale stării fizice a cazurilor (decolorare, infecție, deteriorare mecanică) sunt efectuate cel puțin:

1. o dată la 10 ani,

2. pentru cazurile de depozitare permanentă - o dată la 5 ani,

3. pentru documentele confidentiale – anual

Se efectuează și astfel de verificări:

1. la schimbarea șefilor de arhive,

2. în caz de avarie în masă sau pierdere de cazuri,

3. după mutarea cazurilor în altă arhivă.

Rezultatele inspecțiilor sunt documentate în acte în formularul tip stabilit de Serviciul Arhivă, aprobat de șeful organizației. Pe baza rezultatelor auditurilor aprobate de conducerea organizatiei se fac modificari si clarificari (daca este cazul) documentelor contabile, se indica numarul si data actului, in care sunt consemnate rezultatele auditului.

8. Referințe de arhivă

Toate organizațiile comerciale și guvernamentale, arhivele guvernamentale și departamentale sunt obligate să emită, la cererea organizațiilor, fosti angajatiși contestații ale cetățenilor certificate, copii și extrase din arhiva documentelor care confirmă însuși faptul și vechimea în muncă, salariile, funcțiile și alte aspecte.

Certificat de arhivă - document certificat oficial care are putere juridică și conține un mesaj (confirmare) despre documentele disponibile în arhive, informații legate de subiectul cererii, cu indicarea obligatorie a datelor de căutare (număr de inventar, număr de caz, numărul foii). Referința listează numele documentelor, datele acestora și prezintă informații din aceste documente într-o succesiune cronologică a evenimentelor, mai degrabă decât documentele în care sunt acoperite.

Certificatul de arhivă este semnat de angajatul responsabil de arhivă și de șeful organizației și este certificat printr-un sigiliu (dacă este disponibil - ștampilat), dacă este necesar, la certificat se anexează copii ale documentelor și extrase din originale. La întocmirea unui certificat pe mai multe foi, fiecare filă trebuie să fie certificată.

Un extras de arhivă este o copie completă a părților de oficializare și certificare ale documentului și copii textuale ale conținutului acestuia (text).

Extrasele de arhivă se realizează, de regulă, dacă informațiile necesare sunt cuprinse într-un document multidimensional voluminos, dar numai o parte din acesta se referă la conținutul cererii. La începutul și la sfârșitul fiecărui extras din document, precum și în locurile în care cuvintele, expresiile sau propozițiile individuale sunt omise, trebuie plasate elipse.

O copie de arhivă este o reproducere textuală prin metoda dactilografică, fotografică sau electrografică a întregului text al unui document, certificată oficial în același mod ca referințele de arhivă.

Certificatele de arhivă, extrasele și copiile, precum și documentele originale, se eliberează solicitanților sau reprezentanților autorizați ai acestora la îndemână, contra primirii, la prezentarea unui pașaport sau a unui alt act de identitate.

9. Examinarea valorii și distrugerea documentului

Examinarea valorii se realizează prin metoda revizuirii foaie cu foaie a documentului de către membrii comisiei. Cazurile formate pe categorii trebuie împărțite în două grupe: prima grupă este depozitarea temporară, a doua - depozitarea permanentă și temporară (peste 10 ani). Comisia este creată o singură dată pentru perioada de activitate a organizației și include reprezentanți ai departamentelor de conducere: contabilitate, serviciu personal, arhivă. De regulă, directorul adjunct conduce comisia de experți. Comisia ține ședințe și întocmește protocoale cu hotărâri referitoare la aprobarea inventarelor pentru documentele cu perioade lungi, de păstrare permanentă și pentru personal, și stabilește ce documente sunt supuse distrugerii.

Procedura de distrugere a documentelor necesită o documentare adecvată. Doar documentele cu o perioadă scurtă de depozitare (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse distrugerii dacă perioada de păstrare a expirat. Calculul acestei perioade începe la 1 ianuarie a următorului an calendaristic. Nu distrugeți documentele care nu au trecut examenul de valoare a documentelor. Decizia privind distrugerea trebuie să fie cuprinsă în procesul-verbal al ședinței comisiei de experți a organizației. Documentele supuse distrugerii sunt înscrise în actul relevant, care are o formă unificată - Legea privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu sunt supuse depozitării. După îndeplinirea formalităților de documentare, puteți trece la distrugerea documentelor.

Lista literaturii

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Găzduit pe Allbest.ru

...

Documente similare

Un ciclu complet de procesare și deplasare a documentelor din momentul în care sunt create și până la finalizarea executării și trimiterii. Examinarea (evaluarea) valorii științifice și practice a documentelor. Descrieri și execuție a cazurilor. Descrierea documentelor de depozitare permanentă și pe termen lung.

test, adaugat 14.03.2009


Structura și scopul cazurilor de nomenclatură. Cerințe pentru formarea și regulile de depozitare a acestora. Examinarea valorii documentelor. Întocmirea inventarelor dosarelor și procedura de trecere a acestora în arhivă. Esența stocării în arhivă a documentelor în formă electronică. Comitete de experți.

lucrare de termen, adăugată 03.02.2014


Principii și criterii de valoare a documentelor. Sistemul de manuale normativ-metodice de selectare a documentelor. Organizarea și desfășurarea examinării valorii documentelor, procedura de implementare a acesteia, înregistrarea rezultatelor și stocarea. Tehnologia de informațieîn arhive.

teză, adăugată 13.03.2019


Condiții de păstrare a documentelor legate de primirea, deplasarea și concedierea angajaților. Cardul personal al angajatului. Alcătuirea și eliminarea documentelor din dosarul personal. Procedura de realizare a dosarelor personale ale persoanelor cu funcții publice în Federația Rusă.

rezumat, adăugat 30.04.2011


etape ciclu de viață organizații: concept, clasificare și tipuri. Esența și funcțiile comisiei de lichidare, regulile de păstrare a documentației. Examinarea valorii documentelor, principiile de clasare a dosarelor și alcătuirea inventarelor acestora. Transferul documentelor în arhivă.

teză, adăugată 05.10.2015


test, adaugat 06.03.2017


Aspecte de creare, organizare și funcționare a arhivelor de documente electronice. Rolul Conceptului pentru formarea e-guvernării în Federația Rusă, condițiile de funcționare a acestuia. Metodologia și principiile arhivării documentelor electronice.

rezumat, adăugat 21.10.2011


Legislativ și regulament munca de birou. Procedura de întocmire a documentelor și cerințele pentru executarea acestora. Documentele organizatorice și administrative și sistemul de documentare privind personalul. Organizarea muncii si depozitarea documentelor.

manual de instruire, adăugat 26.01.2009


Cadrul legal și de reglementare care guvernează activitatea de birou și fluxul de documente în organizație. Procedura de primire și procesare inițială a corespondenței. Termenele tipice și individuale pentru executarea documentelor. Prelucrarea documentelor.

lucrare de termen, adăugată 11.08.2013


Cerințe de documentare pentru personal. Conceptul și specificul întocmirii unui formular de document, principalele cerințe pentru acesta. Procedura de întocmire și executare a documentelor administrative, documentelor de informare și de referință, conținutul acestora.

Menținerea documentației contabile, a personalului și a titlului este o parte integrantă a muncii zilnice a departamentului de gestionare a înregistrărilor din orice organizație modernă. Depozitarea documentelor este o componentă importantă a acestei lucrări. Perioada de valabilitate a documentelor este determinată nu numai de importanța acestora, ci și de listele standard care oferă recomandări privind momentul. Conformitatea cu organizarea tuturor cerințelor și regulilor va evita problemele cu autoritățile de reglementare.

Din articol vei afla:

Depozitarea documentelor în arhivă

Actele fondatoare sunt primele documente de afaceri pe care le primește o companie. Valoarea statutului și a certificatului de înregistrare pentru organizație este la fel de importantă ca prezența unui pașaport și a certificatului de naștere pentru o persoană. Ele pot fi necesare într-o varietate de situații. Desigur, pierderea acestor documente de afaceri nu este o problemă mare, ele pot fi restaurate cu ușurință, dar pentru aceasta, totuși, va trebui să plătiți o taxă de stat. Cu toate acestea, este mai bine să nu faceți acest lucru, ci pur și simplu să respectați termenii și condițiile de stocare a acestora.

Depozitarea documentelor de titlu

Articolul 52 din Codul civil al Federației Ruse reglementează înregistrarea oricărei persoane juridice. Este creat pe baza documentelor constitutive relevante. Forma organizatorică și juridică a întreprinderii create determină componența și numărul acestora. De regulă, aceasta este Carta și un certificat de înregistrare. Desigur, orice întreprindere este contribuabil, deci trebuie să aibă și un certificat de înregistrare în respectiva Autoritatea taxelor. De obicei, acesta este TIN / KPP. Dacă societatea înființată este o entitate economică, atunci aceasta trebuie să aibă un act constitutiv. Societățile pe acțiuni trebuie să aibă un registru al valorilor mobiliare și al proprietarilor acestora.

În mod tradițional, documentele pe hârtie au fost întotdeauna considerate documentele de titlu ale unei întreprinderi. Aceste documente de afaceri joacă un rol important în activitatea organizației și au o importanță juridică importantă. Recent, situația s-a schimbat. În Federația Rusă, gestionarea electronică a documentelor devine din ce în ce mai răspândită, iar documentația electronică este utilizată la egalitate cu cea a hârtiei și în unele cazuri chiar câștigă prioritate.

Să luăm un exemplu. Pentru a desfășura diverse acțiuni și a primi servicii publice, companiile au acum dreptul de a nu pune la dispoziție angajaților guvernamentali acte de proprietate pe hârtie. Această inovație se datorează faptului că registrul unificat de înregistrare de stat a persoanelor juridice (EGRLE) conține toate informațiile necesare. Orice angajat al unei organizații de stat, inspector fiscal sau notar care are acces la Registrul unificat de stat al persoanelor juridice poate primi oricând toate informațiile necesare cu privire la un anumit entitate legală. Mai mult decât atât, Carta pe hârtie nu mai este un element necesar al muncii de birou a societăților cu răspundere limitată. Acum, în activitatea lor, ei pot folosi Carta electronică a formularului standard.

Citeste si:

Arhivarea documentelor

Stocare arhivă documentele de titlu, precum și orice alte documente, trebuie efectuate într-un loc special amenajat. În mod tradițional, acesta este un folder special păstrat într-un seif. Responsabilitățile pentru păstrarea documentației, ca primele persoane ale organizației, sunt fie directorul general, fie contabilul șef. Daca firma are un departament juridic, aceasta functie poate fi incredintata angajatilor sai. Cu toate acestea, trebuie avut în vedere că, în orice caz, șeful întreprinderii este responsabil pentru deteriorarea sau pierderea documentelor.

Vă rugăm să rețineți că pentru societățile pe acțiuni legea stabilește cerinte speciale referitoare la termenii și procedura de stocare a documentelor de afaceri. La 16 iulie 2003 a fost adoptată o rezoluție specială a Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare Nr. 03-33/ps, care reglementează procedura de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni. Cert este că întreprinderile cu această formă de proprietate utilizează valori mobiliare în activitățile lor. Acestea sunt supuse unor cerințe speciale privind condițiile și termenii de depozitare.

Toate celelalte întreprinderi cu o formă organizatorică și juridică diferită, cu depozitareși stabilirea condițiilor pentru conținutul documentelor de afaceri, sunt ghidate de reguli generale nereglementate prin rezoluții sau acte speciale.

Pastrarea documentelor contabile si fiscale

Orice intreprindere, indiferent de forma de proprietate si forma juridica, este obligata sa tina evidenta fiscala si contabila. Există o serie de organizații care nu sunt obligate prin lege să respecte cerințele Legii federale „Cu privire la contabilitate”. Dar trebuie să țină și evidența activităților lor financiare. Toate documentele financiare și fiscale trebuie păstrate și stocate conform regulilor și reglementărilor strict definite.

Toată documentația contabilă poate fi împărțită condiționat în două grupuri mari:

Documente primare.

Documentatie contabila.

Documentația primară are o valoare mult mai mare. Acest lucru se datorează faptului că cea mai mare parte a acestei documentații este constituită din documentele primite de întreprindere din exterior, de la parteneri de afaceri și contrapărți. Toate operațiunile contabile efectuate, precum și formarea unei baze de impozitare, se efectuează exclusiv pe baza documentației primare. Are un anumit format și aspect. Ce este documentația primară? În primul rând, acestea sunt acte, contracte, facturi, foi de parcurs, precum și o serie de alte documente. Toate acțiunile semnificative din punct de vedere juridic sunt certificate de aceste documente de afaceri. În acest sens, au o serie de cerințe speciale privind conținutul și condițiile în care trebuie stocate.

În prezent, documentele de afaceri primare create și care funcționează în format electronic au devenit departe de a fi neobișnuite. Pentru documentația de acest fel au fost elaborate și anumite standarde care determină forma și tipul acestora, în special prezența unei semnături electronice calificate. În ceea ce privește condițiile de stocare a documentelor electronice, acestea sunt absolut identice cu omologii lor de hârtie.

Condiții de păstrare a documentelor de arhivă în organizație

Statutul oricărei întreprinderi sau organizații, indiferent de statutul lor juridic, trebuie să conțină o clauză care reglementează condițiile în care și pentru ce perioadă de timp trebuie păstrate documentele contabile de afaceri. Prezența acestui articol va ajuta la evitarea întrebărilor suplimentare din partea reprezentanților organismelor de inspecție. În plus, se recomandă publicarea unui local act normativ, care determină modul în care ar trebui stocată documentația companiei și cine va fi responsabil în mod specific pentru aceasta.

Toată documentația contabilă primară trebuie păstrată în conformitate cu cerințele legislației moderne ruse, dar nu mai puțin de 5 ani.

Depozitarea documentelor de personal

În marea majoritate a cazurilor, documentația referitoare la munca personalului este documentația de strictă responsabilitate. Condițiile speciale de păstrare a acestor documente de afaceri sunt cauzate de faptul că acestea conțin date personale ale angajaților. Responsabilitatea sporită pentru integritatea și siguranța atât a mass-media în sine, cât și a informațiilor conținute în acestea revine unui angajat special autorizat - inspectorul de personal. Absența unei astfel de poziții în personalul organizației sugerează că această responsabilitate va fi suportată fie de șeful întreprinderii însuși, fie de contabilul șef.

Toate comenzile de lucru cu personalul, carnetele de înregistrare ale angajaților, carnetele de muncă și declarațiile angajaților sunt în introducerea inspectorului de personal. legea federală„Cu privire la contabilitate” reglementează procedura de întocmire a documentației primare privind munca și salarizarea personalului. Din prevederile prezentei legi rezultă că toată documentația contabilă primară poate fi acceptată în contabilitate numai dacă formarea acesteia s-a realizat pe baza albumelor de forme unificate de documentație contabilă primară.

Pregatirea documentelor pentru arhivare

Depozitarea documentației contabile este reglementată de scrisoarea Ministerului de Finanțe al URSS din 29 iulie 1983 nr. 105. Conform acestei scrisori, trebuie păstrat înăuntru Arhiva, ceea ce înseamnă o cameră separată cu dulapuri speciale și seifuri. Regulile Rosarchive din 6 februarie 2002 conțin recomandări standard pentru amenajarea acestor spații. Recomandările sunt încurajate, dar nu obligatorii. Nu există penalități pentru nerespectare.

Se aplică cerințe ușor diferite pentru modul în care ar trebui păstrate înregistrările stricte de responsabilitate. Ar trebui păstrat în seifuri sau încăperi speciale dotate cu măsuri de securitate sporite. Aceleași cerințe se aplică documentelor comerciale marcate ca „secret comercial”.

Toate celelalte documente de afaceri pot fi stocate pe rafturi și în dulapuri speciale. Acestea pot fi amplasate direct în biroul șefului organizației sau al contabilului șef. Vă rugăm să rețineți că, pentru a asigura accesul ușor, extrasele bancare, rapoartele anticipate, actele, comenzi în numerar iar alte documente financiare se recomandă să fie păstrate legate și aranjate în ordine cronologică.

În caz de lipsă de spațiu, precum și după trecerea inspecției Serviciului Fiscal Federal, o serie de documente de afaceri sunt supuse transferului către Arhiva municipalitate. Transferul se realizeaza conform inventarului, in forma numerotata si cusuta. O serie de lucrări după expirarea perioadei de depozitare sunt supuse distrugerii. O comisie specială verifică această documentație și consemnează faptul distrugerii acesteia.

Respectarea regulilor, procedurilor și termenelor stabilite garantează întreprinzătorului protecție împotriva necazurilor cauzate de neînțelegerile cu organele de control și, de asemenea, îi permite să creeze cadru legislativ, care poate fi necesar la apărare drepturi legaleși interesele în justiție.

Arhiva este o organizație sau subdiviziunea sa structurală care primește și stochează documente pentru a utiliza informații retrospective. Arhiva departamentală este responsabilă de stocarea documentelor într-o organizație mare, iar arhiva unei organizații de afaceri mici și mijlocii este întreținută de secretar sau birou.

Pentru sistematizarea documentelor plasate în arhivă, se formează o astfel de unitate de stocare a acestora sub formă de fișier. Caz - un document sau un set de documente legate de o problemă sau domeniu de activitate și plasate într-o copertă separată. Documentele se formează în cazuri, conform nomenclatorului cazurilor, o listă sistematizată a denumirilor de cazuri înregistrate în organizație, indicând perioadele de păstrare a acestora.

La pregătirea documentelor pentru păstrarea arhivistică se efectuează două operațiuni clericale: formarea unui caz și executarea acestuia. Formarea dosarelor - repartizarea documentelor unui anumit caz si sistematizarea acestora. Înregistrarea cauzei, determinată de regulile stabilite, pregătirea pentru păstrarea documentelor.

Organizarea depozitării arhivelor documentele și utilizarea eficientă a acestora este una dintre sarcinile principale ale serviciului de suport al documentației. Structura arhivei organizaţiei se formează după nomenclatorul cazurilor. Acesta este un document independent, a cărui compilare este o lucrare complexă și în mai multe etape.

Nomenclatura de caz revizuite anual înainte de exercițiul financiar. La alcătuirea acestuia se ține cont de structura nomenclatorului precedent și de planurile de funcționare a organizației în anul următor. Fiecare unitate structurală își pregătește partea, iar apoi piesele individuale sunt reduse central la o nomenclatură comună. Proiectul de nomenclatură este supus aprobării de către conducătorul organizației.

În cursul anului clerical, documentele cu care se finalizează lucrările operaționale sunt clasate în dosare în conformitate cu nomenclatorul actual. În acest caz, este posibilă apariția unor documente care nu au fost prevăzute la întocmirea sa. Dacă se întâmplă acest lucru, se deschide un caz cu un nou titlu, care este notat în nomenclatură. De asemenea, este probabil să nu apară un singur document pentru deschiderea unui dosar cu titlul prevăzut pentru întregul an. Cu privire la fiecare caz depus în nomenclator se face o notă corespunzătoare.

Arhivarea documentelor în organizație poate fi efectuată în mai multe etape. Pentru un anumit timp, acestea sunt stocate în arhiva unității structurale și apoi transferate în arhiva organizației. După aceea, o parte din documente este supusă transferului în depozitul de stat.

Munca de birou în Rusia are o istorie lungă, care se distinge prin caracteristici naționale. Documentele trăiesc o viață lungă - de la înregistrare la depozitare și distrugere în arhivă. Regulile de lucru cu ei într-o anumită organizație alcătuiesc sistemul de lucru de birou. Este un set principii generaleși tehnologii specifice de procesare a documentelor. Formarea lor este influențată de mulți factori. Cele mai semnificative dintre ele sunt tradițiile de muncă existente, atât la nivel național, cât și cele care au apărut în cadrul unei anumite organizații, precum și diverse documente normative și metodologice ale organelor de stat.

GOU VPO „mordovian Universitate de stat numit după N.P. Ogarev"

Facultatea de Economie

Specialitatea „Management de stat și municipal”

Test

La curs: „Fundamentele managementului documentelor”

Pe tema: „Depozitarea documentelor: curent și de arhivă”

Completat: elev grupa 207, c/o

Filiagina Nadejda Sergheevna

Verificat de: profesor

Belova Iulia Alekseevna

Saransk 2009

1. Stocarea curentă a documentelor

Conceptul de nomenclatură de cazuri

În procesul de activitate al unei firme, instituții, întreprinderi, se dovedește un numar mare de documente. După utilizarea lor în activități operaționale pentru rezolvarea problemelor curente, documentele devin păstrătorii informațiilor retroactive, a căror nevoie poate apărea din nou după un anumit timp, i.e. acţionează ca memorie a instituţiei.

O căutare rapidă și utilizarea unor astfel de documente este posibilă numai dacă sunt clasificate clar. Cea mai simplă clasificare a documentelor este gruparea lor în dosare. Standardul de stat definește un caz ca „Un set de documente sau un document referitor la o problemă sau un domeniu de activitate, plasat într-o copertă separată”. Nomenclatorul cauzelor servește ca un ghid special de clasificare care determină procedura de distribuire a documentelor în dosare.

Nomenclatorul cauzelor - „O listă sistematizată a denumirilor dosarelor depuse în organizație, indicând termenii de păstrare a acestora, întocmită în modul prescris”. Cu alte cuvinte, nomenclatura cazurilor este cel mai simplu clasificator care vă permite să sortați rapid documentele în dosare (cazuri) pentru căutarea lor rapidă dacă este necesar.

Nomenclatorul cauzelor este un document polivalent.

În primul rând, după cum reiese din definiția nomenclaturii, scopul său principal este sistematizarea documentelor, adică. servește ca topirea documentelor după executarea lor în dosare și determină astfel sistemul de stocare a documentelor într-o instituție.

În al doilea rând, fiecare caz inclus în nomenclator are instrucțiuni de păstrare a documentelor plasate în el. Prin repartizarea documentelor în dosare în conformitate cu nomenclatorul, în același timp planifică, deocamdată, aproximativ, perioada de păstrare a documentului. Astfel, cu ajutorul nomenclatorului cauzelor se realizează prima etapă a examinării valorii documentelor.

Nomenclatorul, care fixează indexarea dosarelor, este utilizat la înregistrarea documentelor - indexul cazurilor conform nomenclatorului este adesea parte integrantă a indexului de înregistrare a documentelor.

Schema de clasificare a nomenclaturii poate fi utilizată ca schemă pentru construirea unui dosar de referință pentru documentele completate. În locul inventarului se folosește nomenclatura cazurilor ca document contabil la predarea la arhiva instituţiei a dosarelor cu o perioadă de păstrare de până la 10 ani inclusiv.

Nomenclatorul cazurilor servește drept bază pentru întocmirea inventarelor pentru cazurile de depozitare permanentă și cu perioade de depozitare mai mari de 10 ani. Nomenclatorul cazurilor are valoare de referință la studierea structurii instituției.

Nomenclatorul cazurilor ar trebui să fie în fiecare instituție, organizație, întreprindere, firmă și să acopere toate documentele create în cursul activităților lor. Există trei tipuri de nomenclatură a cazurilor: bomboane sau individuale (nomenclatorul cazurilor unei anumite organizații, firmă, instituție, întreprindere); exemplar și tipic.

La începutul întocmirii unui nomenclator de cazuri, este necesar să se cunoască cerințele pentru acestea, impuse prin documente normative și metodologice.

La rubricile cauzelor destinate grupării documentelor de același tip, tipul documentelor este indicat la plural.

Titlul corespondenței precizează cu cine se desfășoară și pe ce probleme. Dacă corespondența este efectuată cu un corespondent, se dă numele său specific etc.

În practica organizațiilor, este adesea convenabil să grupați documentele mai multor autori sau corespondenți aflați într-un anumit teritoriu (krai, regiune, district) într-un singur fișier, deoarece corespondența cu fiecare dintre ele este relativ mică și nu este oportună gruparea corespondenței cu fiecare dintre ele într-un fișier separat. Acestea. Cazurile sunt grupate geografic.

Reguliși materiale didactice pentru întocmirea nomenclatoarelor de cazuri se recomandă plasarea mai întâi a cazurilor, inclusiv a documentelor organizatorice și administrative ale organelor de elaborare a politicilor și a organelor superioare, apoi cazurile cu documentație organizatorică aferentă activităților instituției în ansamblu (carte, reglementări) sau unitate structurală. (dacă se întocmește nomenclatorul de cazuri al unității structurale). Urmează denumirile cauzelor cu acte organizatorice și administrative ale instituției în sine (ordine, ordine, hotărâri ale organelor colegiale). Acest grup de cazuri este urmat în mod constant de cazuri cu documente de planificare și raportare (anuale, urmate de trimestriale și lunare) și corespondență.

Formarea cazurilor

Documentele în timpul executării lor sunt păstrate de către antreprenor, pentru care trebuie să aibă mape speciale cu inscripții precum „La execuție”, „Urgent”, „Pentru bord”, „Pentru expediere”, „Pentru aprobare”, „Pentru semnătură” , etc. .P. Pe fiecare folder trebuie să indicați numele artistului și numărul de telefon al acestuia. După încheierea zilei de lucru, dosarele sunt curățate într-un seif, dulap, masă. O astfel de stocare a documentelor de către antreprenor va ajuta în cazul unei călătorii urgente de afaceri sau a unei boli pentru a găsi rapid documentul doritși să-l transfere altui angajat pentru execuție.

După terminarea lucrărilor cu documentul, acesta este transferat pentru a fi pus în carcasă. Aşezarea documentelor în dosare se realizează de către secretarul sau persoanele responsabile de această activitate în diviziile structurale în mod sistematic, zilnic pe tot parcursul anului. În firmele mici, formarea și stocarea dosarelor se realizează central, de obicei la secretariat. Documentele executate trebuie să aibă marcă de execuție și se depun în dosare în aceeași zi până la sfârșitul zilei de lucru. Implementarea strictă a acestei reguli simple va elimina pierderea documentelor și va asigura siguranța acestora.

Există o mulțime de documente executate într-o instituție, o firmă, iar pentru a putea fi sortate cu ușurință și a găsi rapid informațiile necesare, documentele după executarea lor sunt grupate în cazuri, adică. arhivate în dosare separate.

Documentele administrative, corespondența conducerii și cele mai importante documente interne se formează și se păstrează în biroul sau secretariatul conducerii.

Formarea afacerii începe imediat la începutul anului. Prin urmare, până la începutul anului ar trebui creat un folder pentru fiecare caz numit în nomenclatură. Poate fi un folder de liant sau un folder de înregistrare.

Numele instituției sau al companiei este indicat pe coperta fiecărui dosar. Dacă instituția are un nume abreviat recunoscut oficial, atunci este mai bine să îl utilizați. În depozit se pot depune doar acele documente care sunt prevăzute în nomenclator. În cazul apariției unor documente care nu sunt prevăzute de nomenclator, se deschide un dosar independent, iar denumirea acestuia se adaugă la nomenclatorul cauzelor sub număr de rezervă.

Sechestrarea documentelor organizației poate fi efectuată numai de organele inspectoratului fiscal de stat, de anchetă, de cercetare prealabilă, de parchet și de instanțe, pe baza deciziei acestor organe, în conformitate cu legislația de procedură penală actuală a Rusiei. Federaţie.

Sechestrarea documentelor se efectuează în prezența funcționarilor instituției, organizației, întreprinderii, firmei de la care se efectuează sechestrul și se întocmește într-un proces-verbal, a cărui copie se înmânează, contra primire, funcționarului de resort al acestuia. organizare.Trebuie întocmit un inventar special al documentelor sechestrate, care să reflecte conținutul documentelor sechestrate.

Depozitarea carcasei

Cazurile se consideră inițiate din momentul în care se include în ele primul document executat. Se formează în subdiviziuni structurale și se păstrează în ele până la trecerea în arhiva instituției. Într-o firmă mică, treburile sunt ținute de secretar. Dosarele trebuie așezate în dulapuri care se încuie, seifuri sau (dulapuri cu apă, care le asigură siguranța și protecția împotriva prafului și luminii).

Documentele deja incluse în dosar pot fi solicitate de un angajat al unei instituții sau companie în termen de un an. În aceste cazuri, ele pot fi scoase din carcasă numai de către cei care răspund de formarea și păstrarea cazurilor, iar în locul lor se așează o fișă înlocuitoare, care indică: când, cui și pentru cât timp a fost eliberat documentul.

În cazul în care se solicită eliberarea cauzei în ansamblu, se completează un card înlocuitor, care indică numărul cauzei emise, data emiterii, cui i s-a eliberat cazul, pentru cât timp, semnătura la primire și acceptare. după returnarea documentelor. Cardul de înlocuire se pune la locul cazului eliberat. Cu un astfel de sistem, puteți vedea imediat ce cazuri au fost emise și cine le are.

După încheierea anului clerical nu este permisă eliberarea de documente individuale din cauză către angajați. Dacă este necesar, întregul caz poate fi eliberat pentru utilizare temporară.

Emiterea cazurilor către alte organizații este permisă numai de către șeful organizației. Retragerea documentelor din dosare la cererea autorităților competente se poate face numai pe baza unui ordin scris al acestor autorități și cu acordul conducerii, cu întocmirea obligatorie a unui act privind sechestrul originalului și depunând în locul acesteia o copie legalizată.