Pravila čuvanja arhivske dokumentacije u arhivu. Arhiva nema, ali ima dokumenata: kako sekretar može organizovati sistem skladištenja dokumenata u mladoj kompaniji. Na temu: "Skladištenje dokumenata: tekuće i arhivsko"
4.3.1.1. Trajno čuvanje dokumenata treba obavljati u mraku. Sve vrste radova sa dokumentima treba izvoditi na ograničenim ili tehnološki potrebnim nivoima osvjetljenja.
4.3.1.2. Rasvjeta u skladišnim prostorima može biti prirodna ili vještačka.
4.3.1.3. Prirodno osvjetljenje skladišnih objekata dozvoljeno je difuznim svjetlom, pod uslovom da se na prozorima koriste difuzori svjetlosti, regulatori svjetlosnog toka, zaštitni filteri, zavjese, roletne i farbanje stakla. Za zaštitu dokumenata koristi se skladištenje u registratorima, fasciklama, kutijama, ormarima, na zatvorenim policama, u omotnom papiru i sl.
4.3.1.4. Za umjetno osvjetljenje koriste se žarulje sa žarnom niti u zatvorenim sjenilima s glatkom površinom. Dozvoljena je upotreba fluorescentnih lampi sa skraćenim ultraljubičastim dijelom spektra tipa LB, LHB, LTB.
4.3.1.5. Nivo osvetljenja u opsegu vidljivog spektra ne bi trebalo da prelazi: na vertikalnoj površini stalka na visini od 1 m od poda - 20 - 50 luxa (lux), na desktopu - 100 luksa (lux).
4.3.2. Uvjeti temperature i vlažnosti
4.3.2.1. U skladištima opremljenim sistemima za klimatizaciju treba održavati optimalni režim temperature i vlažnosti, uzimajući u obzir specifičnosti vrsta dokumenata: za papirnate dokumente - temperatura je 17 - 19 stepeni. C, relativna vlažnost vazduha 50 - 55%; za filmske materijale - crno-bijeli (15 stepeni C i 40 - 55%) i u boji (2 - 5 stepeni C i 40 - 55%); za dokumente na magnetnim trakama i diskovnim medijima - 15 - 20 stepeni. C i 50 - 65%.
4.3.2.2. Oštre fluktuacije temperature i vlažnosti u skladišnim prostorima nisu dozvoljene. U prostorijama s nereguliranom klimom treba poduzeti mjere optimizacije klimatskim uslovima na osnovu racionalnog grijanja i ventilacije prostorija, korištenje odvlaživača ili ovlaživača zraka. Uz dugotrajno stabilno povećanje relativne vlažnosti zraka do 80 - 90%, poduzimaju se obavezne mjere za normalizaciju klimatskih uslova (intenzivna ventilacija, odvlaživanje skladišta, otklanjanje razloga za povećanje vlažnosti).
4.3.2.3. Režim temperature i vlažnosti u skladištima kontroliše se redovnim merenjem parametara vazduha: jednom nedeljno u klimatizovanim prostorijama, dva puta nedeljno u prostorijama sa neregulisanom klimom i dnevno u slučaju kršenja režima skladištenja.
4.3.2.4. Kontrolno-mjerni uređaji (termometri, psihrometri, higrometri) postavljeni su u glavnom prolazu na stalku, dalje od grijanja i ventilacioni sistemi. Očitavanja instrumenta se upisuju u dnevnik.
4.3.3. Sanitarno-higijenski režim
4.3.3.1. Prostorije arhive moraju se održavati čistim, u uslovima koji isključuju mogućnost pojave buđi, insekata, glodara, prašine.
4.3.3.2. U skladišnim prostorijama mora se obezbijediti slobodna cirkulacija zraka, isključujući stvaranje neventiliranih zona koje su sanitarno i biološki opasne.
4.3.3.3. Prozore koji se otvaraju u toploj sezoni, kao i ventilacione otvore u zidovima, plafonima, podovima skladišnih objekata i spoljašnjim otvorima ventilacionih sistema, treba zaštititi mrežama prečnika mreže ne više od 0,5 mm.
4.3.3.4. Zabranjeno je boraviti u gornjoj odjeći, mokroj i prljavoj obući u skladištima, čuvati i koristiti prehrambeni proizvodi, pušenje.
4.3.3.5. U prostorijama skladišnih objekata potrebno je sistematsko mokro čišćenje. Najmanje jednom godišnje se otprašuju regali, ormari, skladišta; podovi, lajsne, prozorske klupice, podrumski dijelovi regala tretiraju se vodenim rastvorima antiseptika (2% formalin, 5% katamin AB, itd.).
4.3.3.6. Dva puta godišnje (na početku i na kraju grejne sezone) proverava se dokumentacija (selektivno) i skladišta radi blagovremenog otkrivanja insekata i plijesni.
U slučaju otkrivanja bioloških štetočina arhivska, sanitarno-epidemiološka stanica ili karantinska služba preduzimaju hitne mjere dezinfekcije i dezinfekcije prostorija.
4.3.3.7. Prilikom čišćenja ili sanitarni tretmani voda i antiseptički rastvori ne bi trebalo da dospeju na dokumente.
4.3.4. Sigurnosni način rada
4.3.4.1. Sigurnosni režim obezbjeđuje se izborom lokacije arhive u zgradi, tehničkim sredstvima zaštite, organizacijom sigurnosnog sistema, alarmnim sistemima, poštovanjem mjera kontrole pristupa, redoslijedom pristupa spremištu, pečaćenjem prostorija. . Vanjska vrata arhive i ostave treba da imaju metalnu oblogu i jake brave. Na prozorima dostupnim spolja, postavljene su metalne šipke koje se mogu zaključati, sa šarkama prema van. Prostorije arhive su opremljene protuprovalnim alarmom, u neradno vrijeme prostorije su zapečaćene (zapečaćene). Trezori moraju biti zaključani tokom radnog vremena. Pravo pristupa repozitorijumu imaju rukovodilac i zaposleni u ovom repozitoriju, au nekim slučajevima i druga lica u njihovoj pratnji. Izuzimanje dokumenata iz arhive vrši se samo uz posebne propusnice na propisan način.
4.3.4.2. Sigurnosni režim važi i za prostorije u kojima se privremeno čuvaju arhivska dokumenta i materijalna dobra arhiva (čitaonica, izložbena sala, laboratorija i dr.).
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Objavljeno na http://www.allbest.ru/
Objavljeno na http://www.allbest.ru/
Ministarstvo Poljoprivreda Ruska Federacija
budžet savezne države obrazovne ustanove više obrazovanje
Rjazanski državni agrotehnološki univerzitet. P.A. Kostychev
(FGBOU VO RSATU)
Putni fakultet
Sažetak na temu:
"Arhiviranje dokumenata"
Završio: student 3. godine
putni fakultet
oblasti obuke
"Tehnologija transportnih procesa"
Malakhov V.A.
Proverio: Kandidat ekonomskih nauka, vanredni profesor Lozova O.V.
Rjazanj 2015
1. Dokumenti kojima se uređuje postupak čuvanja dokumenata
2. Formiranje dokumenata u predmetima
3. Tehnička obrada dokumenata prije podnošenja na arhivsko čuvanje
4. Osiguravanje sigurnosti dokumenata
5. Elektronski dokumenti u arhivima
6. Postavljanje dokumenata u repozitorije
7. Provjera dostupnosti i statusa dokumenata
8. Arhivske reference
9. Ispitivanje vrijednosti i uništenje dokumenta
Bibliografija
1. Dokumenti kojima se uređuje postupak čuvanja dokumenata
Postupak čuvanja dokumenata uređen je sljedećim glavnim dokumentima:
Federalni zakon br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“;
Osnovna pravila za rad arhiva organizacije - odobrena odlukom Saveznog arhiva od 6. februara 2002. godine (u daljem tekstu - Osnovna pravila);
Spisak tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti vladine agencije, lokalne samouprave i organizacije, navodeći periode skladištenja, odobrene Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. N 558;
Važeća Pravila o dokumentima i toku rada u računovodstvu, odobrena naredbom Ministarstva finansija SSSR-a od 29. jula 1983. br. 105.
Postupak skladištenja računovodstvenih dokumenata definiran je u Federalnom zakonu od 21. novembra 1996. N 129-FZ "O računovodstvu", kao iu Poreskom zakoniku Ruske Federacije.
2. Formiranje dokumenata u predmetima
Svaki specijalista koji radi sa dokumentima treba da bude uključen u formiranje dokumenata u predmete. Treba napomenuti da se dokumenti formiraju u fajlove prema određenim kriterijumima, tako da se kasnije mogu lako pretraživati u arhivi. Arhivisti su izradili poseban referentni dokument, uz pomoć kojeg se službeni dokumenti distribuiraju u fascikle (futrole). To se zove nomenklatura slučajeva. Ovo je sistematizovana lista naslova svih predmeta koje će zaposleni započeti u organizaciji u narednoj godini. Nomenklatura predmeta sastavlja se uoči nove kalendarske godine, najčešće u decembru, kako bi se znalo koji predmeti treba da se formiraju u preduzeću u narednoj godini od januara do decembra.
Prilikom formiranja dokumenata u predmete koriste se različiti znakovi prema kojima se dokumenti spajaju u jednu fasciklu. Na primjer, nazivni znak: naredbe prema nalozima, protokoli prema protokolima. Drugi znak je predmet-pitanje za službenu korespondenciju. Ali moguć je i potpuno drugačiji pristup, kada se različiti dokumenti kombinuju po jednom pitanju. Klasičan primjer je sudski spor, lični dosije zaposlenog.
Obrazac nomenklature predmeta je jedinstven i uključen u prilogu „Osnovna pravila za rad arhiva organizacije“. Dokument odobrava šef organizacije. Ako je preduzeće veliko, potrebno je popuniti kolonu „Naziv sekcije“, odnosno upisati naziv strukturne jedinice. Ako je organizacija mala, onda je ovdje naznačen smjer aktivnosti.
arhivsko skladište dokumenata
3. Tehnička obrada dokumenata prije njihove predaje na arhivu
Prvo, dokumenti u fajlu moraju biti hronološkim redom: gornji dokument je prvi januar. Crnom grafitnom olovkom potrebno je numerisati svaki list na prednjoj strani kućišta u gornjem desnom uglu. Certifikacijski list također sadrži tabelu koja ukazuje na karakteristike fizičkog stanja i formiranje kućišta, na primjer, potrgane, zalijepljene, pljesnive listove. Morate dati link do njihovog broja. I potrebno je sačiniti interni popis dokumenata predmeta. U interni popis unose se indeks predmeta, njegov naziv, brojevi listova predmeta koji odgovaraju ovom dokumentu. Inventar prilaže njegov sastavljač i stavlja ga na početak predmeta. Sada se dosije mora ili sašiti ili predati na uvezivanje, izdati omot koji odražava naziv organizacije, odjeljenja, broj predmeta, svesku, naslov, datume osnivanja i zatvaranja predmeta.
Inventari se sastavljaju u najmanje tri primjerka, od kojih jedan ostaje u strukturnoj jedinici, čime se potvrđuje činjenica da su dokumenti dostavljeni u arhiv, a ostali primjerci inventara se zajedno sa spisima prenose u arhiv.
4. Osiguranje dokumenata
Slučajevi kratkoročnog (do 10 godina), dugoročnog (preko 10 godina) i trajnog perioda skladištenja moraju se čuvati u organizaciji:
1. prije isteka utvrđenog roka i njihovo izdvajanje za uništavanje;
2. prije predaje predmeta državnom pritvoru;
3. do likvidacije organizacije.
Tokom čitavog utvrđenog perioda čuvanja mora se osigurati ne samo evidencija dokumenata, već i njihova fizička sigurnost i upotreba.
To nameće određene zahtjeve za obradu samih predmeta i opremljenost arhiva.
Arhivska dokumenta se dijele na dokumente opšteg i zasebnog čuvanja, na papirnoj i filmskoj osnovi. Potonji ne uključuju samo filmove za foto, video i audio snimke, već i druge kompjuterske medije koji se još nisu formirali u samostalnu grupu.
5. Elektronski dokumenti u arhivima
Prema principima arhiviranja, dokument mora biti pohranjen na mediju na kojem je kreiran. Stoga pohranjivanje kancelarijske dokumentacije na kompjuterske medije nije zabranjeno, ali nije dobrodošlo iz objektivnih razloga.
Takođe se mora imati na umu da dugotrajno skladištenje dokumenata na nestabilnim prenosivim medijima, kao što su flopi diskovi, zahteva česte, najmanje šest meseci, provere i prepisivanje pohranjenih informacija na novim medijima u duplikatu. Dugoročno, tj. preko 10 godina čuvanja arhiviranih informacija na hard disku računara je takođe rizično zbog mogućih kvarova i napada virusa.
Trenutno se jedini mogući medij za snimanje arhiviranih dokumenata može smatrati optičkim diskom koji se ne može ponovno upisivati (CDR), iako su u posljednje vrijeme sve češće tvrdnje o njegovom kvalitetu.
Sa značajnom količinom dokumenata na računarskim medijima i bazama dokumenata formiranih u procesu elektronske dokumentacije, organizovano je samostalno skladištenje elektronskih dokumenata ili kao deo postojeće arhive za njihovo skladištenje.
6. Postavljanje dokumenata u repozitorije
Promišljeno postavljanje dokumenata omogućava racionalno korišćenje prostorija, smanjuje troškove traženja fajlova, obezbeđuje optimalne uslove skladištenja i mogućnost evakuacije arhive u slučaju nužde.
Postavljanje arhivske dokumentacije u organizacije zasniva se na:
1. stvaranje najboljih uslova za trajno čuvanje dokumenata,
2. pogodnost operativne upotrebe svih dokumenata.
Dokumenti opšteg kancelarijskog rada, povjerljivi, kadrovski i tehnički čuvaju se odvojeno, po mogućnosti u različitim skladištima.
Prilikom određivanja prostorija neophodnih za postavljanje predmeta uzima se u obzir dinamika kretanja predmeta. Dakle, u arhivu organizacije je svrsishodnije smjestiti predmete ne samo po strukturnim odjeljenjima u skladu sa inventarima i nomenklaturama predmeta, već i po vremenu njihove dodjele za uništavanje.
Za orijentaciju u dinamički promjenjivom sastavu kućišta sastavljaju se topografski indeksi, a sve prostorije, regali u njima su numerirani s lijeva na desno od ulaza. Police su takođe numerisane u skladu sa ugradnjom kućišta, tj. stalak od vrha do dna.
Dokumenti se moraju čuvati u prostorijama odvojenim od radnih prostorija zaposlenih i zaštićenim od pristupa neovlašćenih lica. Svodovi moraju biti dodatno zaštićeni rešetkama koje se otvaraju iznutra (za ekstremnu evakuaciju) na prozorima prvog sprata arhive, vrata su dodatno ojačana i opremljena bravama. Prozori su zaštićeni od direktne sunčeve svjetlosti posebnim ostakljenjem, farbanjem i zavjesama za zamračivanje. Zbog povećane opasnosti od požara, skladišta dokumenata su opremljena lampama zatvorenog tipa, prekidačima i sigurnosnim štitnicima koji se nalaze izvan skladišta. Obavezni pribor arhive su viševarijantna sredstva za gašenje požara (uključujući i netečna, na primjer, pijesak i ceradu).
Arhiva mora imati:
1. specijalni pokretni ili stacionarni regali sa širinom police od najmanje 25 cm;
2. širina prolaza između regala je najmanje 75 cm;
3. širina glavnih prolaza do 120 cm;
4. razmak između polica u visini 35-40 cm;
5. udaljenost krajeva regala od zidova je 45 cm;
6. razmak od poda do donje police je 20 cm, au suterenu i polupodrumu do 50 cm.
Za pohranjivanje dokumenata velikog formata (karte, crteži, planovi) koriste se posebni regali s horizontalnim ili okomitim visećim skladištima.
Kalupi su glavni uništavači dokumenata u arhivima. Poznato je da više od 200 vrsta gljiva živi u "skladištima papira", njihove spore se prenose zrakom i lako mogu zaraziti dokumente u prašnjavim prostorijama. U pravilu, gljive se najaktivnije razvijaju na vlažnim dokumentima ili u skladištima s visokom vlažnošću zraka na temperaturi od 25-27 ° C, u usko pretrpanim uglovima i neventiliranim ormarima.
Stoga se pri skladištenju dokumenata (i knjiga) moraju poštovati optimalni uslovi temperature i vlažnosti. U Rusiji je postavljena na maksimalno 18-20 ° C, s relativna vlažnost vazduh 50-55%. Filmski mediji zahtijevaju još strože uslove skladištenja, pa su svi arhivi opremljeni uređajima za mjerenje temperature i vlažnosti u različitim kutovima arhive. Za arhive je obavezno redovno mokro čišćenje i preventivna dezinfekcija prostorija.
Svi dosijei u arhivi se dodatno pakuju u kartonske kutije, snopove i druge kontejnere od materijala koji su neškodljivi za dokumente.Na kutije se lepe nalepnice, a na snopove dosijea zalepljene nalepnice sa naznakom:
1. inventarni brojevi (nomenklatura predmeta),
2. godina(e) i posljednji brojevi predmeta uključeni u ovo polje (paket).
Ovisno o tvrdoći materijala za pokrivanje kućišta, učestalosti upotrebe dokumenata, odabire se način skladištenja - vertikalni ili horizontalni.
7. Provjera dostupnosti i statusa dokumenata
Provjere stvarnog prisustva i fizičkog stanja kućišta (bledenje, infekcija, mehanička oštećenja) provode se najmanje:
1. jednom u 10 godina,
2. za slučajeve trajnog skladištenja - jednom u 5 godina,
3. za povjerljiva dokumenta - godišnje
Takve provjere se također provode:
1. prilikom promjene upravnika arhiva,
2. u slučaju masovne štete ili gubitka predmeta,
3. nakon premještanja predmeta u drugu arhivu.
Rezultati pregleda dokumentuju se aktima na standardnom obrascu koji utvrđuje Arhivska služba, a odobrava rukovodilac organizacije. Na osnovu rezultata revizija koje je odobrilo rukovodstvo organizacije, vrše se izmjene i pojašnjenja (ako je potrebno) računovodstvene dokumentacije, naznačuje se broj i datum akta u kojem su evidentirani rezultati revizije.
8. Arhivske reference
Sve komercijalne i vladine organizacije, vladine i resorne arhive dužne su da izdaju, na zahtjev organizacija, bivši zaposleni i žalbe građana uvjerenja, kopije i izvode iz arhive dokumenata koji potvrđuju samu činjenicu i radni staž, plate, radna mjesta i druga pitanja.
Arhivska potvrda - službeno ovjereni dokument koji ima pravnu snagu i sadrži poruku (potvrdu) o dokumentima dostupnim u arhivi, podatke u vezi sa predmetom zahtjeva, uz obavezno navođenje podataka o pretraživanju (inventarni broj, broj predmeta, broj lista). U referenci se navode nazivi dokumenata, njihovi datumi i informacije iz ovih dokumenata predstavljaju hronološkim redoslijedom događaja, a ne dokumenti u kojima su obuhvaćeni.
Arhivsko uvjerenje potpisuje zaposlenik odgovorno za arhiv i rukovodilac organizacije i ovjerava se pečatom (ako postoji - pečatom), po potrebi se uz potvrdu prilažu kopije dokumenata i izvodi iz originala. Prilikom sastavljanja potvrde na više listova svaki list mora biti ovjeren.
Arhivski izvod je potpuna kopija formalizujućih i overenih delova dokumenta i doslovne kopije njegovog sadržaja (teksta).
Arhivski izvodi se po pravilu izrađuju ako su potrebne informacije sadržane u obimnom višedimenzionalnom dokumentu, ali se samo dio njih odnosi na sadržaj zahtjeva. Na početku i na kraju svakog izvoda iz dokumenta, kao i na mjestima gdje su pojedine riječi, izrazi ili rečenice izostavljene, treba staviti tri tačke.
Arhivska kopija je doslovno umnožavanje kucanom, fotografskom ili elektrografskom metodom cjelokupnog teksta dokumenta, službeno ovjereno na isti način kao i arhivske reference.
Arhivske potvrde, izvodi i kopije, kao i originalni dokumenti, izdaju se podnosiocima zahtjeva ili njihovim ovlaštenim predstavnicima na ruke uz potvrdu uz predočenje pasoša ili drugog ličnog dokumenta.
9. Ispitivanje vrijednosti i uništenje dokumenta
Provjera vrijednosti vrši se metodom tab-po-list pregleda dokumenta od strane članova komisije. Predmeti formirani po kategorijama moraju se podijeliti u dvije grupe: prva grupa je privremeno skladištenje, druga - trajno i privremeno (preko 10 godina) skladištenje. Komisija se formira jednom za period djelovanja organizacije i uključuje predstavnike vodećih odjela: računovodstva, kadrovske službe, arhive. Stručnu komisiju, po pravilu, vodi zamjenik direktora. Komisija održava sastanke i sačinjava protokole sa odlukama u vezi sa odobravanjem popisa dokumenata dugoročnog, trajnog čuvanja i osoblja i utvrđuje koja dokumenta podležu uništavanju.
Procedura uništavanja dokumenata zahtijeva odgovarajuću dokumentaciju. Uništavanju podležu samo dokumenti sa kratkim rokom skladištenja (do 10 godina uključujući i ako je rok skladištenja istekao). Obračun ovog perioda počinje 1. januara naredne kalendarske godine. Ne uništavajte dokumente koji nisu prošli provjeru vrijednosti dokumenata. Odluka o uništenju mora biti sadržana u zapisniku sa sastanka stručne komisije organizacije. Dokumenti koji podliježu uništavanju upisuju se u odgovarajući akt koji ima jedinstvenu formu - Akt o dodjeli sredstava za uništavanje dokumenata koji ne podliježu čuvanju. Nakon ispunjavanja formalnosti dokumentacije, možete pristupiti uništavanju dokumenata.
Spisak literature
1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/
2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents
3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/
Hostirano na Allbest.ru
...Slični dokumenti
Potpuni ciklus obrade i kretanja dokumenata od trenutka njihovog kreiranja do završetka izvršenja i slanja. Ispitivanje (procjena) naučne i praktične vrijednosti dokumenata. Opisi i izvođenje predmeta. Opis dokumenata trajnog i dugoročnog čuvanja.
test, dodano 14.03.2009
Struktura i svrha nomenklaturnih poslova. Zahtjevi za njihovo formiranje i pravila skladištenja. Ispitivanje vrijednosti dokumenata. Sastavljanje popisa predmeta i postupak njihovog ustupanja u arhiv. Suština arhivskog čuvanja dokumenata u elektronskom obliku. Stručne komisije.
seminarski rad, dodan 02.03.2014
Principi i kriterijumi vrednosti dokumenata. Sistem normativno-metodičkih priručnika za izbor dokumenata. Organizacija i provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata, postupak za njegovo sprovođenje, evidentiranje rezultata i čuvanje. informacione tehnologije u arhivu.
teze, dodato 13.03.2019
Uslovi skladištenja dokumenata koji se odnose na prijem, kretanje i otpuštanje zaposlenih. Lična karta zaposlenog. Sastavljanje i uklanjanje dokumenata iz ličnog dosijea. Postupak za vođenje ličnih dosijea lica koja obavljaju javne funkcije u Ruskoj Federaciji.
sažetak, dodan 30.04.2011
faze životni ciklus organizacije: pojam, klasifikacija i vrste. Suština i funkcije likvidacione komisije, pravila čuvanja dokumentacije. Ispitivanje vrijednosti dokumenata, principi vođenja predmeta i sastavljanje njihovih inventara. Prijenos dokumenata u arhivu.
rad, dodato 10.05.2015
test, dodato 03.06.2017
Aspekti stvaranja, organizacije i funkcionisanja arhiva elektronskih dokumenata. Uloga Koncepta za formiranje e-uprave u Ruskoj Federaciji, uslovi za njeno funkcionisanje. Metodologija i principi arhivskog čuvanja elektronskih dokumenata.
sažetak, dodan 21.10.2011
Zakonodavni i regulacija rad u kancelariji. Postupak sastavljanja dokumenata i uslovi za njihovo izvršenje. Organizaciona i administrativna dokumenta i sistem kadrovske dokumentacije. Organizacija rada i čuvanje dokumenata.
priručnik za obuku, dodan 26.01.2009
Pravni i regulatorni okvir koji reguliše kancelarijski rad i tok dokumenata u organizaciji. Postupak prijema i početne obrade korespondencije. Tipični i pojedinačni rokovi za izvršenje dokumenata. Papirološka obrada dokumenata.
seminarski rad, dodan 08.11.2013
Zahtjevi za dokumentaciju za osoblje. Koncept i specifičnosti izrade obrasca dokumenta, glavni zahtjevi za njega. Postupak pripreme i izvršenja upravnih akata, informativnih i referentnih dokumenata, njihov sadržaj.
Održavanje računovodstvene, kadrovske i vlasničke dokumentacije sastavni je dio svakodnevnog rada odjela za vođenje evidencije svake moderne organizacije. Čuvanje papira je važna komponenta ovog posla. Rok trajanja dokumenata određen je ne samo njihovom važnošću, već i standardnim listama koje daju preporuke o vremenu. Usklađenost sa organizacijom svih zahtjeva i pravila izbjeći će probleme s regulatornim tijelima.
Iz članka ćete naučiti:
Čuvanje dokumenata u arhivi
Osnivački dokumenti su prvi poslovni papiri koje preduzeće dobija. Vrijednost povelje i potvrde o registraciji za organizaciju je jednako važna kao i prisustvo pasoša i izvoda iz matične knjige rođenih za osobu. Oni mogu biti potrebni u raznim situacijama. Naravno, gubitak ovih poslovnih papira nije veliki problem, oni se lako mogu vratiti, ali za to ćete, međutim, morati platiti državnu pristojbu. Međutim, bolje je to ne činiti, već se jednostavno pridržavati uvjeta njihovog skladištenja.
Čuvanje vlasničkih dokumenata
Član 52 Građanskog zakonika Ruske Federacije reguliše registraciju bilo kojeg pravnog lica. Izrađuje se na osnovu relevantnih konstitutivnih dokumenata. Organizaciono-pravni oblik stvorenog preduzeća određuje njihov sastav i broj. U pravilu je to Povelja i potvrda o registraciji. Naravno, svako preduzeće je poreski obveznik, tako da mora imati i potvrdu o registraciji u relevantnom poreski organ. Obično je to TIN / KPP. Ako je preduzeće koje se osniva privredni subjekt, onda mora imati osnivački akt. Akcionarska društva moraju imati registar hartija od vrijednosti i njihovih vlasnika.
Tradicionalno, dokumenti na papiru su se oduvijek smatrali naslovnim dokumentima preduzeća. Ovi poslovni papiri igraju veliku ulogu u radu organizacije i imaju važan pravni značaj. Nedavno se situacija promijenila. U Ruskoj Federaciji elektronsko upravljanje dokumentima postaje sve raširenije, a elektronska dokumentacija se koristi uporedo s papirnom, au nekim slučajevima čak dobija i prioritet.
Uzmimo primjer. Kako bi obavljale razne akcije i primale javne usluge, kompanije sada imaju pravo da državnim službenicima ne daju dokumente o vlasništvu na papiru. Ova inovacija je zbog činjenice da jedinstveni registar državne registracije pravnih lica (EGRLE) sadrži sve potrebne podatke. Svaki službenik državne organizacije, poreski inspektor ili notar koji ima pristup Jedinstvenom državnom registru pravnih lica može u svakom trenutku dobiti sve potrebne informacije o određenom pravno lice. Štaviše, papirna povelja više nije neophodan element kancelarijskog rada društava sa ograničenom odgovornošću. Sada u svom radu mogu koristiti elektronsku Povelju standardnog obrasca.
Pročitajte također:
Arhivsko skladištenje dokumenata
Arhivska pohrana Vlasničke isprave, kao i sve druge isprave, moraju se izvršiti na posebno određenom mjestu. Tradicionalno, ovo je posebna fascikla koja se čuva u sefu. Odgovornosti za čuvanje dokumentacije, kao prve osobe organizacije, su ili generalni direktor ili glavni računovođa. Ako kompanija ima pravnu službu, ova funkcija se može povjeriti njenim zaposlenima. Međutim, treba imati na umu da je u svakom slučaju rukovodilac preduzeća odgovoran za oštećenje ili gubitak dokumenata.
Napominjemo da za akcionarska društva zakon utvrđuje posebne zahtjeve koji se odnose na uslove i postupak čuvanja poslovnih papira. Dana 16. jula 2003. godine donesena je posebna odluka Savezne komisije za tržište hartija od vrijednosti broj 03-33/ps, kojom se uređuje postupak čuvanja dokumentacije akcionarskih društava. Činjenica je da preduzeća ovog oblika vlasništva koriste hartije od vrijednosti u svojim aktivnostima. Podliježu posebnim zahtjevima za uslove i rokove skladištenja.
Sva ostala preduzeća drugačijeg organizaciono-pravnog oblika, sa skladištenje i utvrđivanje uslova za sadržaj poslovnih dokumenata, rukovode se opštim pravilima koja nisu uređena posebnim odlukama ili aktima.
Čuvanje računovodstvenih i poreskih dokumenata
Svako preduzeće, bez obzira na oblik svojine i pravnu formu, dužno je da vodi poresku i računovodstvenu evidenciju. Postoji veliki broj organizacija koje po zakonu nisu obavezne da se pridržavaju zahtjeva Federalnog zakona o računovodstvu. Ali oni također moraju voditi evidenciju o svojim finansijskim aktivnostima. Sva finansijska i poreska poslovna dokumentacija mora se čuvati i čuvati prema strogo definisanim pravilima i propisima.
Sva računovodstvena dokumentacija se može uvjetno podijeliti u dvije velike grupe:
Primarni dokumenti.
Računovodstvena dokumentacija.
Primarna dokumentacija ima mnogo veću vrijednost. To je zbog činjenice da lavovski dio takve dokumentacije čine papiri koje je preduzeće primilo izvana, od poslovnih partnera i ugovornih strana. Svi obavljeni računovodstveni poslovi, kao i formiranje poreske osnovice, sprovode se isključivo na osnovu primarne dokumentacije. Ima određeni format i izgled. Šta je primarna dokumentacija? Prije svega, to su akti, ugovori, fakture, tovarni listovi, kao i niz drugih dokumenata. Sve pravno značajne radnje ovjerene su ovim poslovnim papirima. S tim u vezi, oni imaju niz posebnih zahtjeva u pogledu sadržaja i uslova pod kojima se moraju čuvati.
Trenutno, primarni poslovni papiri koji se kreiraju i funkcionišu u elektronskom formatu postali su daleko od neuobičajenog. Za dokumentaciju ove vrste razvijeni su i određeni standardi koji određuju njihov oblik i vrstu, a posebno prisustvo kvalifikovanog elektronskog potpisa. Što se tiče uslova skladištenja elektronskih dokumenata, oni su apsolutno identični njihovim papirnim kolegama.
Uslovi skladištenja arhivske dokumentacije u organizaciji
Statut svakog preduzeća ili organizacije, bez obzira na njihov pravni status, mora da sadrži klauzulu kojom se regulišu uslovi pod kojima i na koji vremenski period treba da se čuvaju računovodstveni poslovni papiri. Prisustvo ove stavke pomoći će da se izbjegnu dodatna pitanja predstavnika inspekcijskih tijela. Osim toga, preporučuje se objavljivanje lokalnog normativni akt, koji određuje kako treba čuvati dokumentaciju kompanije i ko će konkretno biti odgovoran za to.
Sva primarna računovodstvena dokumentacija mora se čuvati u skladu sa zahtjevima modernog ruskog zakonodavstva, ali ne manje od 5 godina.
Čuvanje kadrovske dokumentacije
U velikoj većini slučajeva dokumentacija vezana za kadrovski rad je dokumentacija stroge odgovornosti. Posebni uslovi za čuvanje ovih poslovnih dokumenata uslovljeni su činjenicom da oni sadrže lične podatke zaposlenih. Povećanu odgovornost za integritet i sigurnost kako samih medija tako i informacija sadržanih u njima snosi posebno ovlašteni službenik – kadrovski inspektor. Nepostojanje takve pozicije u osoblju organizacije sugerira da će ovu odgovornost snositi ili sam šef preduzeća ili glavni računovođa.
Svi nalozi za rad sa kadrovima, upisne kartice zaposlenih, radne knjižice i izjave zaposlenih nalaze se u uvodu kadrovskog inspektora. saveznog zakona"O računovodstvu" reguliše postupak formiranja primarne dokumentacije o kadrovskom radu i naknadama. Iz odredaba ovog zakona proizilazi da se sva primarna računovodstvena dokumentacija može uzeti u računovodstvo samo ako je njeno formiranje izvršeno na osnovu albuma jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije.
Priprema dokumenata za arhiviranje
Čuvanje računovodstvene dokumentacije regulisano je dopisom Ministarstva finansija SSSR-a od 29. jula 1983. godine broj 105. Prema ovom pismu, mora se čuvati arhiva, što znači zasebnu prostoriju sa posebnim ormarićima i sefovima. Pravila Rosarhiva od 6. februara 2002. godine sadrže standardne preporuke za uređenje ovih prostorija. Preporuke se ohrabruju, ali nisu obavezne. Ne postoje kazne za nepoštivanje.
Nešto drugačiji zahtjevi se odnose na to kako treba voditi evidenciju o striktnoj odgovornosti. Treba ga čuvati u sefovima ili posebnim prostorijama opremljenim pojačanim mjerama sigurnosti. Isti zahtjevi važe i za poslovne papire označene kao "poslovna tajna".
Sva ostala poslovna dokumentacija može se čuvati na regalima iu posebnim ormarima. Mogu se nalaziti direktno u uredu šefa organizacije ili glavnog računovođe. Napominjemo da u cilju lakšeg pristupa, bankovni izvodi, prethodni izvještaji, akti, gotovinski nalozi i druge finansijske papire preporučuje se da budu uvezani i poređani hronološkim redom.
U slučaju nedostatka prostora, kao i nakon prolaska inspekcijskog nadzora Federalne poreske službe, određeni broj poslovnih papira podliježe prijenosu na arhiva općina. Prenos se vrši po inventaru, u numerisanom i prošivenom obliku. Jedan broj papira nakon isteka roka čuvanja podliježe uništavanju. Posebna komisija provjerava ovu dokumentaciju i evidentira činjenicu njenog uništenja.
Poštivanje utvrđenih pravila, procedura i rokova garantuje preduzetniku zaštitu od nevolja izazvanih nesuglasicama sa inspekcijskim organima, a takođe mu omogućava da kreira potrebne zakonodavni okvir, što može biti potrebno prilikom odbrane zakonska prava i interesi u pravosuđu.
arhiva- ovo je organizacija ili njena strukturna jedinica koja prima i pohranjuje dokumente u svrhu korištenja retrospektivnih informacija. Za čuvanje dokumenata u velikoj organizaciji nadležna je resorna arhiva, a arhivu male i srednje poslovne organizacije vodi sekretar ili u kancelariji.
Za sistematizaciju dokumenata koji se nalaze u arhivi formira se takva jedinica za njihovo skladištenje kao datoteka. Slučaj - dokument ili skup dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili oblast aktivnosti i stavljen u posebnu koricu. Dokumenti se formiraju u predmete, prema nomenklaturi predmeta, sistematizovanom spisku naziva predmeta registrovanih u organizaciji, sa naznakom perioda njihovog čuvanja.
Prilikom pripreme dokumenata za arhivsku pohranu obavljaju se dvije činovničke radnje: formiranje predmeta i njegovo izvršenje. Formiranje predmeta - dodjeljivanje dokumenata konkretnom predmetu i njihova sistematizacija. Upis predmeta, utvrđen utvrđenim pravilima, priprema za čuvanje dokumenata.
Organizacija arhivskog skladišta dokumenata i njihovo efikasno korišćenje jedan je od glavnih zadataka službe za podršku dokumentaciji. Struktura arhive organizacije formirana je prema nomenklaturi predmeta. Ovo je nezavisan dokument, čija je kompilacija složen i višestepeni rad.
Nomenklatura predmeta pregledava se godišnje prije poslovne godine. Prilikom njegovog sastavljanja uzima se u obzir struktura prethodne nomenklature i planovi funkcionisanja organizacije u narednoj godini. Svaka strukturna jedinica priprema svoj dio, a zatim se pojedini dijelovi centralno svode na zajedničku nomenklaturu. Nacrt nomenklature podliježe odobrenju rukovodioca organizacije.
Tokom službeničke godine dokumenti kojima se završava operativni rad upisuju se u predmete u skladu sa važećom nomenklaturom. U ovom slučaju moguće je pojavljivanje dokumenata koji nisu bili predviđeni u njegovoj pripremi. Ako se to dogodi, otvara se predmet sa novim naslovom, koji se navodi u nomenklaturi. Također je vjerovatno da se za otvaranje predmeta sa navedenim naslovom neće pojaviti niti jedan dokument za cijelu godinu. O svakom zavedenom predmetu u nomenklaturi se pravi odgovarajuća napomena.
Arhivsko skladištenje dokumenata u organizaciji može se odvijati u nekoliko faza. Određeno vrijeme se pohranjuju u arhivu strukturne jedinice, a zatim se prenose u arhiv organizacije. Nakon toga, dio dokumenata podliježe prijenosu u državno skladište.
Ruski kancelarijski rad ima dugu istoriju, odlikuje se nacionalnim karakteristikama. Dokumenti žive dug život - od registracije do arhivskog skladištenja i uništavanja. Pravila za rad sa njima u određenoj organizaciji čine sistem kancelarijskog rada. To je set opšti principi i specifične tehnologije obrade dokumenata. Na njihovo formiranje utiču mnogi faktori. Najznačajniji od njih su postojeće radne tradicije, kako nacionalne tako i one nastale u okviru određene organizacije, kao i različita regulatorna i metodološka dokumenta državnih organa.
GOU VPO "Mordovian Državni univerzitet nazvan po N.P. Ogarevu»
Ekonomski fakultet
Specijalnost "Državno i opštinsko upravljanje"
Test
Na kursu: "Osnove upravljanja dokumentima"
Na temu: "Skladištenje dokumenata: tekuće i arhivsko"
Završio: učenik grupe 207, k/o
Filyagina Nadezhda Sergeevna
Provjerio: nastavnik
Belova Julija Aleksejevna
Saransk 2009
1. Trenutna pohrana dokumenata
Koncept nomenklature predmeta
U procesu aktivnosti firme, institucije, preduzeća, ispada veliki broj dokumenata. Nakon što se koriste u operativnim aktivnostima za rješavanje tekućih pitanja, dokumenti postaju čuvari retrospektivnih informacija, za kojima se nakon određenog vremena može ponovo javiti potreba, tj. djeluju kao sjećanje na instituciju.
Brza pretraga i upotreba takvih dokumenata moguća je samo ako su jasno klasificirani. Najjednostavnija klasifikacija dokumenata je grupisanje u fajlove. Državni standard definiše slučaj kao "Skup dokumenata ili dokumenta koji se odnose na jedno pitanje ili oblast aktivnosti, stavljen u poseban omot." Nomenklatura predmeta služi kao poseban vodič za klasifikaciju koji određuje postupak raspodjele dokumenata u predmete.
Nomenklatura predmeta - "Sistematizovan spisak naziva predmeta koji se vode u organizaciji, sa naznakom uslova njihovog čuvanja, sastavljen na propisan način." Drugim riječima, nomenklatura predmeta je najjednostavniji klasifikator koji vam omogućava brzo sortiranje dokumenata u fascikle (predmete) za njihovu brzu pretragu ako je potrebno.
Nomenklatura predmeta je višenamjenski dokument.
Prvo, kako proizilazi iz definicije nomenklature, njena glavna svrha je sistematizacija dokumenata, tj. služi za pretapanje dokumenata nakon njihovog izvršenja u predmete i time određuje sistem čuvanja dokumenata u instituciji.
Drugo, svaki predmet uključen u nomenklaturu ima uputstva za čuvanje dokumenata koji se nalaze u njemu. Raspoređivanjem dokumenata u predmete u skladu sa nomenklaturom, istovremeno planiraju, za sada, okvirno, rok čuvanja dokumenta. Tako se uz pomoć nomenklature predmeta vrši prva faza ispitivanja vrijednosti dokumenata.
Nomenklatura, koja fiksira indeksaciju predmeta, koristi se prilikom registracije dokumenata - indeks predmeta prema nomenklaturi često je sastavni dio indeksa registracije dokumenata.
Klasifikaciona šema nomenklature može se koristiti kao šema za izradu referentne datoteke za završene dokumente. Nomenklatura predmeta se koristi umjesto inventara kao knjigovodstveni dokument po predaji u arhiv institucije dosijea sa rokom čuvanja do 10 godina uključujući.
Nomenklatura predmeta služi kao osnova za sastavljanje inventara za predmete trajnog skladištenja i sa rokovima skladištenja dužim od 10 godina. Nomenklatura predmeta je od referentne vrijednosti kada se proučava struktura ustanove.
Nomenklatura predmeta treba da postoji u svakoj instituciji, organizaciji, preduzeću, firmi i da obuhvata svu dokumentaciju koja nastaje u toku njihove delatnosti. Postoje tri vrste nomenklature predmeta: bombona ili pojedinačna (nomenklatura predmeta određene organizacije, firme, ustanove, preduzeća); uzorno i tipično.
Prilikom sastavljanja nomenklature predmeta potrebno je poznavati zahtjeve za njih koje nameću regulatorni i metodološki dokumenti.
U zaglavljima predmeta koji su namijenjeni grupiranju dokumenata iste vrste, vrsta dokumenata je naznačena u množini.
U naslovu korespondencije se navodi s kim se vodi i o kojim pitanjima. Ako se prepiska vodi sa jednim dopisnikom, navodi se njegovo konkretno ime itd.
U praksi organizacija često je zgodno grupirati dokumente više autora ili dopisnika koji se nalaze na određenoj teritoriji (kraj, region, okrug) u jedan fajl, jer prepiska sa svakim od njih je relativno mala i nije svrsishodno grupisati prepisku sa svakim od njih u poseban fajl. One. Slučajevi su grupisani geografski.
Pravila I nastavni materijali pri sastavljanju nomenklatura predmeta preporučljivo je prvo staviti predmete, uključujući organizacione i administrativne dokumente organa odlučivanja i viših organa, zatim predmete sa organizacionom dokumentacijom koja se odnosi na rad institucije u cjelini (povelje, propisi ) ili strukturne jedinice (ako se sastavlja nomenklatura predmeta strukturne jedinice). Slijede nazivi predmeta sa organizacionim i administrativnim dokumentima same ustanove (naredbe, naredbe, odluke kolegijuma). Ovu grupu predmeta dosljedno prate predmeti sa planskom i izvještajnom dokumentacijom (godišnjim, zatim tromjesečnim i mjesečnim) i korespondencijom.
Formiranje predmeta
Dokumente tokom njihovog izvođenja čuva izvođač, za šta moraju imati posebne fascikle sa natpisima kao što su „Na izvršenju“, „Hitno“, „Za tablu“, „Za otpremu“, „Na odobrenje“, „Na potpis“ , itd. .P. Na svakom folderu morate navesti ime izvođača i njegov broj telefona. Nakon završetka radnog dana fascikle se čiste u sefu, ormariću, stolu. Takvo skladištenje dokumenata od strane izvođača pomoći će u slučaju hitnog službenog putovanja ili bolesti da se brzo pronađu željeni dokument i prenijeti na izvršenje drugom zaposlenom.
Nakon završenog rada sa dokumentom, isti se prenosi na stavljanje u kofer. Razmještaj dokumenata u predmete vrši sekretar ili lica odgovorna za ovaj posao u strukturnim odjeljenjima sistematski, svakodnevno tokom cijele godine. U malim firmama, formiranje i skladištenje dosijea se obavlja centralno, obično u sekretarijatu. Izvršeni dokumenti moraju imati oznaku izvršenja i predaju se u predmete istog dana do kraja radnog dana. Stroga primjena ovog jednostavnog pravila će eliminirati gubitak dokumenata i osigurati njihovu sigurnost.
U instituciji, preduzeću ima dosta izvršenih dokumenata, a kako bi se lako razvrstali i brzo pronašli potrebne informacije, dokumenti se nakon izvršenja grupišu u predmete, tj. pohranjene u posebnim folderima.
Administrativni dokumenti, prepiska uprave i najvažniji interni dokumenti se formiraju i čuvaju u kancelariji ili sekretarijatu uprave.
Formiranje poslovanja počinje odmah početkom godine. Dakle, do početka godine treba kreirati fasciklu za svaki slučaj naveden u nomenklaturi. To može biti fascikla za vezivanje ili fascikla registratora.
Naziv institucije ili preduzeća naveden je na koricama svakog spisa predmeta. Ako institucija ima službeno priznati skraćeni naziv, onda je bolje koristiti ga. U depou se mogu pohraniti samo ona dokumenta koja su predviđena nomenklaturom. U slučaju pojave dokumenata koji nisu predviđeni nomenklaturom, otvara se samostalan spis, čiji se naziv dodaje u nomenklaturu predmeta pod rezervnim brojem.
Oduzimanje dokumenata organizacije mogu izvršiti samo organi državne poreske inspekcije, istrage, prethodne istrage, tužilaštva i sudovi na osnovu odluke ovih organa u skladu sa važećim krivično-procesnim zakonodavstvom Rusije. Federacija.
Oduzimanje dokumenata se vrši u prisustvu službenih lica ustanove, organizacije, preduzeća, firme iz koje se vrši oduzimanje i o tome se sastavlja zapisnik, čija se kopija uz potvrdu uručuje nadležnom službeniku ovog Za oduzetu dokumentaciju mora se sačiniti poseban popis koji odražava sadržaj oduzete dokumentacije.
Skladištenje kućišta
Predmeti se smatraju pokrenutim od trenutka kada je u njih uključen prvi izvršeni dokument. Formiraju se u strukturne podjele i u njima se čuvaju do predaje u arhiv ustanove. U maloj firmi poslove vodi sekretar. Kofere treba smestiti u ormariće sa zaključavanjem, sefove ili (ormane za vodene datoteke, čime se obezbeđuje njihova sigurnost i zaštita od prašine i svetlosti).
Dokumente koji su već uključeni u predmet može zatražiti zaposleni u ustanovi ili kompaniji u roku od godinu dana. U tim slučajevima ih iz predmeta mogu ukloniti samo oni koji su odgovorni za formiranje i čuvanje predmeta, a na njihovo mjesto postavlja se zamjenski list na kojem se navodi: kada, kome i koliko dugo je isprava izdata.
Ukoliko je potrebno izdati predmet u cjelini, popunjava se zamjenska kartica u kojoj se navodi broj izdatog predmeta, datum izdavanja, kome je predmet izdat, koliko dugo, potpis o prijemu i prijemu. nakon vraćanja dokumenata. Zamjenska kartica se stavlja na mjesto izdatog kofera. Sa takvim sistemom odmah možete vidjeti koji su predmeti izdati i ko ih ima.
Nakon isteka službene godine zaposlenima nije dozvoljeno izdavanje pojedinačnih dokumenata iz predmeta. Po potrebi se cijeli slučaj može dati na privremeno korištenje.
Izdavanje predmeta drugim organizacijama dozvoljava samo rukovodilac organizacije. Povlačenje dokumenata iz spisa na zahtjev nadležnih organa može se izvršiti samo na osnovu pismenog naloga ovih organa i uz dozvolu uprave, uz obavezno sastavljanje akta o oduzimanju originala i podnošenje ovjerene kopije na svoje mjesto.
