Aturan untuk menyimpan dokumen arsip dalam arsip. Tidak ada arsip, tetapi ada dokumen: bagaimana seorang sekretaris dapat mengatur sistem penyimpanan dokumen di perusahaan muda. Pada topik: "Penyimpanan dokumen: saat ini dan arsip"

4.3.1.1. Penyimpanan permanen dokumen harus dilakukan dalam gelap. Semua jenis pekerjaan dengan dokumen harus dilakukan dengan tingkat pencahayaan yang terbatas atau diperlukan secara teknologi.

4.3.1.2. Pencahayaan penyimpanan bisa alami atau buatan.

4.3.1.3. Pencahayaan alami di gudang diperbolehkan oleh cahaya yang menyebar, asalkan penyebar cahaya, pengatur fluks bercahaya, filter pelindung, gorden, kerai, pewarna kaca digunakan di jendela. Untuk melindungi dokumen, penyimpanan digunakan di binding, folder, kotak, lemari, di rak tertutup, di kertas kado, dll.

4.3.1.4. Untuk pencahayaan buatan, lampu pijar dalam nuansa tertutup dengan permukaan halus digunakan. Diperbolehkan menggunakan lampu fluoresen dengan bagian spektrum ultraviolet yang terputus, seperti LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Tingkat iluminasi dalam kisaran spektrum yang terlihat tidak boleh melebihi: pada permukaan vertikal rak pada ketinggian 1 m dari lantai - 20 - 50 lux (lux), di atas meja kerja - 100 lux (lux).

4.3.2. Kondisi suhu dan kelembaban

4.3.2.1. Di ruang penyimpanan yang dilengkapi dengan sistem pendingin udara, suhu dan kelembaban yang optimal harus dipertahankan, dengan mempertimbangkan spesifikasi jenis dokumen: untuk dokumen kertas - suhunya 17 - 19 derajat. , kelembaban udara relatif 50 - 55%; untuk bahan film - hitam dan putih (15 derajat C dan 40 - 55%) dan warna (2 - 5 derajat C dan 40 - 55%); untuk dokumen pada pita magnetik dan media disk - 15 - 20 derajat. C dan 50 - 65%.

4.3.2.2. Fluktuasi suhu dan kelembaban yang tajam di fasilitas penyimpanan tidak diperbolehkan. Di kamar dengan iklim yang tidak diatur, langkah-langkah harus diambil untuk mengoptimalkan kondisi iklim berdasarkan pemanasan rasional dan ventilasi tempat, penggunaan alat dehumidifikasi atau humidifikasi. Dengan peningkatan stabil jangka panjang dalam kelembaban relatif udara hingga 80 - 90%, tindakan wajib diambil untuk menormalkan kondisi iklim (ventilasi intensif, drainase fasilitas penyimpanan, penghapusan penyebab peningkatan kelembaban).

4.3.2.3. Kondisi suhu dan kelembaban di fasilitas penyimpanan dikendalikan oleh pengukuran parameter udara secara teratur: di kamar ber-AC - seminggu sekali, di kamar dengan iklim yang tidak diatur - dua kali seminggu, jika terjadi pelanggaran rezim penyimpanan - setiap hari.

4.3.2.4. Perangkat kontrol dan pengukur (termometer, psikrometer, higrometer) ditempatkan di lorong utama di rak, jauh dari pemanas dan sistem ventilasi... Pembacaan instrumen dicatat dalam buku log.

4.3.3. Rezim sanitasi dan higienis

4.3.3.1. Tempat arsip harus dijaga kebersihannya, dalam kondisi yang mengecualikan kemungkinan munculnya jamur, serangga, tikus, dan debu.

4.3.3.2. Di ruang penyimpanan, sirkulasi udara bebas harus dipastikan, tidak termasuk pembentukan zona tidak berventilasi yang berbahaya secara sanitasi dan biologis.

4.3.3.3. Jendela yang terbuka di musim panas, serta bukaan ventilasi di dinding, langit-langit, lantai fasilitas penyimpanan, dan bukaan eksternal sistem ventilasi harus dilindungi dengan jaring dengan diameter jaring tidak lebih dari 0,5 mm.

4.3.3.4. Dilarang memakai pakaian luar, sepatu basah dan kotor, penyimpanan dan penggunaan di ruang penyimpanan. produk makanan, merokok.

4.3.3.5. Di ruang penyimpanan, perlu dilakukan pembersihan basah yang sistematis. Penghapusan debu pada rak, lemari, fasilitas penyimpanan dilakukan setidaknya setahun sekali; lantai, papan skirting, kusen jendela, bagian bawah tanah dari rak diperlakukan dengan larutan antiseptik (formalin 2%, catamine AB 5%, dll.).

4.3.3.6. Dua kali setahun (di awal dan di akhir musim panas), dokumen (secara selektif) dan ruang penyimpanan diperiksa untuk mendeteksi serangga dan jamur secara tepat waktu.

Jika hama biologis terdeteksi, tindakan segera diambil untuk mendisinfeksi dan disinfestasi tempat oleh arsip, stasiun sanitasi dan epidemiologis atau layanan karantina.

4.3.3.7. Saat membersihkan atau sanitasi air dan larutan antiseptik tidak boleh jatuh pada dokumen.

4.3.4. Modus penjaga

4.3.4.1. Rezim keamanan dipastikan dengan pilihan lokasi arsip di gedung, sarana perlindungan teknis, organisasi sistem keamanan, sistem alarm, kepatuhan terhadap langkah-langkah kontrol akses, urutan akses ke penyimpanan, penyegelan tempat . Pintu luar arsip dan penyimpanan harus memiliki penutup logam dan kunci yang kuat. Pada jendela yang dapat diakses dari luar, dipasang kisi-kisi logam yang dapat dikunci dan berayun ke luar. Tempat arsip dilengkapi dengan alarm pencuri, selama jam non-kerja tempat itu disegel (disegel). Gudang harus dikunci dengan kunci selama jam kerja. Hak akses ke repositori memiliki manajer dan karyawan repositori ini, dan dalam beberapa kasus - orang lain yang menemani mereka. Penghapusan dokumen dari arsip hanya dilakukan dengan izin khusus dengan cara yang ditentukan.

4.3.4.2. Rezim keamanan juga berlaku untuk tempat di mana dokumen arsip dan nilai material arsip disimpan sementara (ruang baca, ruang pameran, laboratorium, dll.).

Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Mahasiswa, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Diposting pada http://www.allbest.ru/

Diposting pada http://www.allbest.ru/

Kementerian Pertanian Federasi Rusia

Anggaran Negara Federal lembaga pendidikan pendidikan yang lebih tinggi

Universitas Agroteknologi Negeri Ryazan dinamai P.A. Kostycheva

(FGBOU VO RGATU)

Fakultas transportasi jalan

Abstrak dengan topik:

"Penyimpanan arsip dokumen"

Selesai: siswa tahun ke-3

fakultas lalu lintas jalan

arah pelatihan

"Teknologi proses transportasi"

Malakhov V.A.

Diperiksa oleh: Kandidat Ilmu Ekonomi, Associate Professor Lozovaya O.V.

Ryazan 2015

1. Dokumen yang mengatur tata cara penyimpanan dokumen

2. Pembentukan dokumen menjadi kasus

3. Teknis pemrosesan dokumen sebelum diserahkan ke penyimpanan arsip

4. Memastikan keamanan dokumen

5. Dokumen elektronik dalam arsip

6. Menempatkan dokumen di penyimpanan

7. Memeriksa keberadaan dan status dokumen

8. Referensi arsip

9. Pemeriksaan nilai dan pemusnahan dokumen

Bibliografi

1. Dokumen yang mengatur tata cara penyimpanan dokumen

Tata cara penyimpanan dokumen diatur oleh dokumen utama sebagai berikut:

Undang-Undang Federal No. 125-FZ tahun 22.10.2004 "Tentang Urusan Kearsipan di Federasi Rusia";

Aturan dasar untuk arsip organisasi - disetujui dengan keputusan Rosarkhiv tertanggal 06.02.2002 (selanjutnya disebut Aturan Dasar);

Daftar dokumen arsip manajemen khas yang dihasilkan selama kegiatan agensi pemerintahan, otoritas dan organisasi lokal, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia 25 Agustus 2010 N 558;

Peraturan saat ini tentang dokumen dan alur kerja dalam akuntansi, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Uni Soviet tertanggal 29 Juli 1983 No. 105.

Prosedur untuk menyimpan dokumen akuntansi ditentukan dalam Undang-Undang Federal 21 November 1996 N 129-FZ "Tentang Akuntansi", serta dalam Kode Pajak Federasi Rusia.

2. Pembentukan dokumen menjadi kasus

Setiap spesialis yang bekerja dengan dokumen harus berurusan dengan pembentukan dokumen menjadi kasus. Perlu dicatat bahwa dokumen dibentuk menjadi kasus-kasus sesuai dengan kriteria tertentu, sehingga nantinya dapat dengan mudah dicari di arsip. Dokumen referensi khusus dibuat oleh arsiparis, dengan bantuan dokumen resmi yang didistribusikan ke dalam folder (kasus). Ini disebut nomenklatur kasus. Ini adalah daftar sistematis judul semua kasus yang akan dimulai karyawan di organisasi pada tahun depan. Nomenklatur kasus dibuat pada malam tahun kalender baru, biasanya pada bulan Desember, sehingga dapat diketahui kasus mana yang harus dibentuk di perusahaan pada tahun berikutnya dari Januari hingga Desember.

Saat membentuk dokumen menjadi kasing, tanda yang berbeda digunakan, yang menurutnya dokumen digabungkan menjadi satu folder. Misalnya, fitur nominal: pesanan ke pesanan, protokol ke protokol. Tanda lainnya adalah pokok bahasan untuk korespondensi resmi. Tetapi pendekatan yang sama sekali berbeda juga dimungkinkan, ketika dokumen yang berbeda pada satu masalah digabungkan. Model klasiknya adalah kasus pengadilan, arsip pribadi karyawan.

Bentuk nomenklatur kasus disatukan dan termasuk dalam lampiran "Aturan dasar untuk pekerjaan arsip organisasi." Dokumen tersebut disetujui oleh kepala organisasi. Jika perusahaan besar, maka perlu mengisi kolom "Nama bagian", yaitu untuk memasukkan nama unit struktural. Jika organisasinya kecil, maka arah kegiatan ditunjukkan di sini.

penyimpanan arsip kotak dokumen

3. Pemrosesan teknis dokumen sebelum diserahkan ke penyimpanan arsip

Pertama, dokumen dalam file harus dalam urutan kronologis: dokumen teratas adalah yang pertama di bulan Januari. Gunakan pensil timah hitam untuk memberi nomor pada setiap lembar kertas di bagian depan kotak di sudut kanan atas. Ada juga meja di lembar saksi, yang menunjukkan ciri-ciri kondisi fisik dan pembentukan kasus, misalnya, lembaran yang sobek, dilem, berjamur. Anda harus memberikan tautan ke nomor mereka. Dan perlu untuk menyusun inventaris internal dari dokumen-dokumen kasus tersebut. Indeks kasing, judulnya, nomor lembar kasing yang sesuai dengan dokumen ini dimasukkan ke dalam inventaris internal. Inventaris dilampirkan oleh kompilernya dan ditempatkan di awal kasus. Sekarang kasus harus di-flash atau dimasukkan ke dalam hardcover, sampul harus dibuat yang mencerminkan nama organisasi, divisi, nomor kasus, volume, judul, tanggal pendirian dan penutupan kasus.

Inventaris dibuat setidaknya dalam tiga salinan, salah satunya tetap di unit struktural, mengkonfirmasi fakta pengiriman dokumen ke arsip, dan salinan inventaris lainnya ditransfer ke arsip bersama dengan file.

4. Memastikan keamanan dokumen

Kasus penyimpanan jangka pendek (hingga 10 tahun), jangka panjang (lebih dari 10 tahun) dan permanen harus disimpan di organisasi:

1. sebelum berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dan alokasinya untuk dimusnahkan;

2. sebelum penyerahan perkara ke tahanan negara;

3. sebelum likuidasi organisasi.

Selama seluruh periode penyimpanan yang ditetapkan, tidak hanya catatan dokumen yang harus dipastikan, tetapi juga keamanan fisik dan penggunaannya.

Ini membebankan persyaratan tertentu pada pemrosesan kasus itu sendiri dan peralatan arsip.

Dokumen arsip dibagi lagi menjadi dokumen penyimpanan umum dan terpisah, berdasarkan kertas dan film. Yang terakhir ini tidak hanya mencakup film untuk foto, video dan rekaman suara, tetapi juga media penyimpanan komputer lainnya yang belum terbentuk menjadi kelompok independen.

5. Dokumen elektronik dalam arsip

Menurut prinsip pengarsipan, dokumen harus disimpan pada pembawa data tempat dokumen itu dibuat. Oleh karena itu, penyimpanan dokumen kantor di media komputer tidak dilarang, tetapi juga dilarang karena alasan obyektif.

Juga harus diingat bahwa penyimpanan dokumen jangka panjang pada media lepasan yang tidak stabil, seperti disket, memerlukan pemeriksaan dan penulisan ulang informasi yang disimpan pada media baru dalam rangkap dua, setidaknya enam bulan. Jangka panjang, yaitu selama lebih dari 10 tahun, menyimpan informasi yang diarsipkan di hard drive komputer juga berisiko karena kemungkinan kegagalan dan serangan virus.

Saat ini, satu-satunya media yang mungkin untuk merekam dokumen arsip dapat dianggap sebagai cakram optik yang tidak dapat ditulis ulang (CDR), meskipun baru-baru ini ada peningkatan klaim terhadap kualitasnya.

Dengan sejumlah besar dokumen pada media komputer dan basis data dokumen yang terbentuk dalam proses dokumentasi elektronik, penyimpanan dokumen elektronik independen atau sebagai bagian dari arsip yang ada diatur untuk penyimpanannya.

6. Menempatkan dokumen di penyimpanan

Penempatan dokumen yang dipikirkan dengan matang memungkinkan Anda untuk menggunakan tempat secara rasional, mengurangi biaya pencarian kasing, menyediakan kondisi penyimpanan yang optimal dan kemungkinan mengevakuasi arsip jika terjadi keadaan darurat.

Penempatan dokumen arsip dalam organisasi didasarkan pada:

1.penciptaan kondisi terbaik untuk dokumen penyimpanan permanen,

2. kenyamanan penggunaan operasional semua dokumen.

Dokumen pekerjaan kantor umum, rahasia, personel dan dokumen teknis disimpan secara terpisah, jika mungkin di repositori yang berbeda.

Saat menentukan tempat yang diperlukan untuk penempatan kasing, dinamika pergerakan kasing diperhitungkan. Jadi, dalam arsip organisasi lebih bijaksana untuk menempatkan kasus tidak hanya oleh divisi struktural sesuai dengan inventaris dan nomenklatur kasus, tetapi juga dengan waktu alokasi mereka untuk dimusnahkan.

Untuk orientasi dalam komposisi kasing yang berubah secara dinamis, indikator topografi dibuat, dan semua ruangan, rak di dalamnya diberi nomor dari kiri ke kanan dari pintu masuk. Rak juga diberi nomor sesuai dengan pengaturan kasus, yaitu. tempat tidur dari atas ke bawah.

Dokumen harus disimpan di ruangan yang terpisah dari ruang kerja karyawan dan dilindungi dari akses yang tidak sah. Kubah juga harus dilindungi oleh kisi-kisi yang terbuka dari dalam (untuk evakuasi ekstrem) di jendela lantai pertama arsip, pintu juga harus diperkuat dan dilengkapi dengan kunci. Jendela terlindung dari sinar matahari langsung dengan kaca khusus, cat, dan tirai tebal. Karena meningkatnya bahaya kebakaran, penyimpanan dokumen dilengkapi dengan lampu tipe tertutup, sakelar, dan pelindung keselamatan di luar penyimpanan. Aksesori wajib arsip adalah alat pemadam kebakaran multivariat (termasuk yang tidak cair, misalnya, pasir dan terpal).

Arsip harus memiliki:

1. Rak bergerak atau stasioner khusus dengan lebar rak minimal 25 cm;

2. lebar lorong antar rak tidak kurang dari 75 cm;

3. lebar gang utama hingga 120 cm;

4. jarak antara rak tingginya 35-40 cm;

5. jarak ujung rak dari dinding adalah 45 cm;

6.Jarak dari lantai ke rak bawah adalah 20 cm, dan di lantai basement dan semi-basement - hingga 50 cm.

Untuk penyimpanan dokumen format besar (peta, gambar, denah), rak khusus dengan penyimpanan gantung horizontal atau vertikal digunakan.

Penghancur utama dokumen dalam arsip adalah cetakan. Lebih dari 200 spesies jamur diketahui hidup di "penyimpanan kertas", spora mereka terbawa udara dan di ruangan berdebu dapat dengan mudah menginfeksi dokumen. Sebagai aturan, jamur berkembang paling aktif pada dokumen lembab atau di penyimpanan dengan kelembaban udara tinggi pada suhu 25-27 ° C, di sudut-sudut yang berantakan dan lemari yang tidak berventilasi.

Oleh karena itu, dalam penyimpanan dokumen (dan buku), suhu dan kelembaban yang optimal harus diperhatikan. Di Rusia, diatur pada maksimum 18-20 ° C, dengan kelembaban relatif udara 50-55%. Media film membutuhkan kondisi penyimpanan yang lebih ketat, oleh karena itu semua arsip dilengkapi dengan perangkat untuk mengukur suhu dan kelembaban di berbagai sudut arsip. Untuk arsip, pembersihan basah secara teratur dan desinfeksi preventif tempat adalah wajib.

Semua kasing dalam arsip juga dikemas dalam kotak kardus, bundel, dan wadah lain yang terbuat dari bahan yang tidak berbahaya bagi dokumen.

1.nomor inventaris (nomenklatur kasus),

2. tahun (s) dan nomor kasus ekstrim termasuk dalam kotak ini (bundel).

Tergantung pada kekerasan bahan penutup kasing, frekuensi penggunaan dokumen, metode penyimpanan dipilih - vertikal atau horizontal.

7. Memeriksa keberadaan dan status dokumen

Pemeriksaan keberadaan aktual dan keadaan fisik (kepudaran, kontaminasi, kerusakan mekanis) dilakukan setidaknya:

1. Setiap 10 tahun sekali,

2.untuk penyimpanan permanen - setiap 5 tahun sekali,

3.untuk dokumen rahasia - setiap tahun

Pemeriksaan tersebut juga dilakukan:

1.saat mengganti pengelola arsip,

2. dalam kasus kerusakan massal atau penghancuran kasus,

3. setelah memindahkan file ke arsip lain.

Hasil inspeksi dibuat dalam tindakan sesuai dengan formulir standar yang ditetapkan oleh Layanan Kearsipan, disetujui oleh kepala organisasi. Berdasarkan hasil inspeksi yang disetujui oleh manajemen organisasi, perubahan dan klarifikasi dibuat (jika perlu) pada dokumen akuntansi, nomor dan tanggal tindakan di mana hasil inspeksi dicatat.

8. Referensi arsip

Semua organisasi komersial dan negara bagian, arsip negara bagian dan departemen wajib menerbitkan atas permintaan organisasi, mantan karyawan dan referensi dari warga negara, sertifikat, salinan dan kutipan dari arsip dokumen yang mengkonfirmasi fakta itu sendiri dan masa kerja, gaji, posisi dan masalah lainnya.

Rujukan kearsipan adalah dokumen resmi bersertifikat yang memiliki kekuatan hukum dan berisi pesan (konfirmasi) tentang dokumen yang tersedia di arsip, informasi yang berkaitan dengan subjek permintaan, dengan indikasi wajib pencarian data (nomor inventaris, nomor kasus, lembar nomor). Referensi mencantumkan nama-nama dokumen, tanggalnya dan menetapkan informasi dari dokumen-dokumen ini dalam urutan kronologis kejadian, dan bukan dokumen yang dicakupnya.

Sertifikat arsip ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab atas arsip dan kepala organisasi dan disertifikasi dengan meterai (jika ada, dicap), salinan dokumen dan kutipan dari aslinya dilampirkan pada sertifikat, jika perlu. Saat menyusun sertifikat pada beberapa lembar, setiap lembar harus disertifikasi.

Ekstrak arsip adalah salinan lengkap dari bagian formalisasi dan pengesahan dokumen dan salinan verbatim dari isinya (teks).

Ekstrak arsip dibuat, sebagai suatu peraturan, jika informasi yang diperlukan terkandung dalam dokumen multidimensi yang banyak, tetapi hanya sebagian yang terkait dengan konten permintaan. Di awal dan di akhir setiap ekstrak dari dokumen, serta di tempat-tempat di mana kata, ekspresi, atau kalimat individual dihilangkan, elips harus ditempatkan.

Salinan arsip adalah reproduksi kata demi kata dengan metode ketik, fotografi, atau elektrografik dari seluruh teks dokumen, yang disertifikasi secara resmi dengan cara yang sama seperti sertifikat arsip.

Sertifikat arsip, kutipan dan salinan, serta dokumen asli diberikan kepada pemohon atau kuasanya di tangan tanda terima pada saat penyerahan paspor atau dokumen identitas lainnya.

9. Pemeriksaan nilai dan pemusnahan dokumen

Pemeriksaan nilai dilakukan dengan metode lembar demi lembar melihat dokumen oleh anggota komisi. Kasing yang dibentuk berdasarkan kategori harus dibagi menjadi dua kelompok: kelompok pertama penyimpanan sementara, yang kedua - penyimpanan permanen dan sementara (lebih dari 10 tahun). Komisi dibuat sekali untuk periode kegiatan organisasi dan termasuk perwakilan dari departemen terkemuka: akuntansi, layanan personalia, arsip. Sebagai aturan, kepala komisi ahli adalah wakil direktur. Komisi mengadakan pertemuan dan menyusun protokol dengan keputusan yang berkaitan dengan persetujuan inventaris untuk dokumen dengan periode penyimpanan dan personel yang lama dan permanen dan menentukan dokumen mana yang harus dimusnahkan.

Prosedur pemusnahan dokumen memerlukan dokumentasi yang benar. Hanya dokumen dengan periode penyimpanan yang singkat (termasuk hingga 10 tahun) yang dapat dimusnahkan jika periode penyimpanan telah kedaluwarsa. Perhitungan periode ini dimulai pada tanggal 1 Januari tahun kalender berikutnya. Anda tidak dapat memusnahkan dokumen yang belum lulus pemeriksaan nilai dokumen. Keputusan pemusnahan harus dituangkan dalam risalah rapat komisi ahli organisasi. Dokumen yang dimusnahkan dimasukkan ke dalam tindakan yang relevan, yang memiliki bentuk terpadu - Undang-undang tentang pemilihan pemusnahan dokumen yang tidak tunduk pada penyimpanan. Setelah mematuhi formalitas dokumentasi, Anda dapat melanjutkan ke penghancuran dokumen.

Daftar literatur

1.http: //docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2.http: //www.mbm.ru/wiki/index.php/Archive_storing_documents

3.http: //www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Diposting di Allbest.ru

...

Dokumen serupa

Siklus penuh pemrosesan dan pemindahan dokumen dari saat pembuatannya hingga penyelesaian eksekusi dan pengiriman. Keahlian (penilaian) nilai ilmiah dan praktis dokumen. Inventarisasi dan pendaftaran kasus. Deskripsi dokumen penyimpanan permanen dan jangka panjang.

tes, ditambahkan 14/03/2009


Struktur dan tujuan kasus nomenklatur. Persyaratan untuk pembentukan dan aturan penyimpanannya. Pemeriksaan nilai dokumen. Penyusunan inventaris kasus dan prosedur untuk mentransfernya ke arsip. Inti dari penyimpanan arsip dokumen dalam bentuk elektronik. Komisi ahli.

makalah ditambahkan 03/02/2014


Prinsip dan kriteria nilai dokumen. Sistem pedoman normatif dan metodologis untuk pemilihan dokumen. Organisasi dan pelaksanaan pemeriksaan nilai dokumen, prosedur pelaksanaannya, pendaftaran hasil dan penyimpanan. Teknologi Informasi dalam arsip.

tesis, ditambahkan 13/03/2019


Ketentuan penyimpanan dokumen yang berkaitan dengan penerimaan, perpindahan dan pemberhentian karyawan. Kartu pribadi karyawan. Komposisi dan penghapusan dokumen dari file pribadi. Prosedur untuk melakukan file pribadi orang yang memegang jabatan publik di Federasi Rusia.

abstrak, ditambahkan 30/4/2011


Tahapan lingkaran kehidupan organisasi: konsep, klasifikasi dan jenis. Esensi dan fungsi komisi likuidasi, aturan penyimpanan dokumentasi. Pemeriksaan nilai dokumen, prinsip-prinsip pendaftaran kasus dan kompilasi inventaris mereka. Transfer dokumen ke arsip.

tesis, ditambahkan 05/10/2015


tes, ditambahkan 06/03/2017


Aspek penciptaan, organisasi dan fungsi arsip dokumen elektronik. Peran Konsep untuk pembentukan pemerintahan elektronik di Federasi Rusia, kondisi untuk fungsinya. Metodologi dan prinsip penyimpanan arsip dokumen elektronik.

abstrak, ditambahkan pada 21/10/2011


Legislatif dan peraturan kantor Kerja. Prosedur untuk menyusun dokumen dan persyaratan untuk pendaftaran mereka. Dokumen organisasi dan administrasi dan sistem dokumentasi kepegawaian. Organisasi kerja dan penyimpanan dokumen.

manual, ditambahkan 26/01/2009


Kerangka hukum dan peraturan yang mengatur pekerjaan kantor dan aliran dokumen dalam organisasi. Prosedur penerimaan dan pemrosesan awal korespondensi. Batas waktu khas dan individu untuk pelaksanaan dokumen. Pemrosesan dokumen kantor-kerja.

makalah ditambahkan pada 11/08/2013


Persyaratan untuk dokumen tentang personel. Konsep dan spesifikasi pembuatan formulir dokumen, persyaratan dasar untuk itu. Prosedur untuk persiapan dan pelaksanaan dokumen administratif, informasi dan dokumen referensi, isinya.

Memelihara akuntansi, personel, dan dokumentasi hukum adalah bagian integral dari pekerjaan sehari-hari departemen kerja kantor dari setiap organisasi modern. Penyimpanan kertas merupakan komponen penting dari pekerjaan ini. Umur simpan dokumen ditentukan tidak hanya oleh kepentingannya, tetapi juga oleh daftar standar, yang memberikan rekomendasi tentang persyaratan. Kepatuhan oleh organisasi dengan semua persyaratan dan aturan akan menghindari masalah dengan otoritas pengatur.

Dari artikel Anda akan belajar:

Menyimpan dokumen dalam arsip

Dokumen konstituen adalah kertas bisnis pertama yang diterima perusahaan. Pentingnya piagam dan akta pendaftaran bagi suatu organisasi sama pentingnya dengan memiliki paspor dan akta kelahiran bagi seseorang. Mereka mungkin dibutuhkan dalam berbagai situasi. Tentu saja, hilangnya surat-surat bisnis ini bukanlah masalah besar, mereka dapat dengan mudah dipulihkan, tetapi untuk ini, bagaimanapun, Anda harus membayar biaya negara. Namun, lebih baik tidak melakukan ini, tetapi cukup amati kondisi dan ketentuan penyimpanannya.

Penyimpanan dokumen judul

Pasal 52 KUH Perdata Federasi Rusia mengatur prosedur pendaftaran badan hukum apa pun. Itu dibuat berdasarkan dokumen konstituen yang relevan. Bentuk organisasi dan hukum dari perusahaan yang dibuat menentukan komposisi dan kuantitasnya. Sebagai aturan, ini adalah Anggaran Dasar dan sertifikat pendaftaran. Secara alami, setiap perusahaan adalah wajib pajak, sehingga juga harus memiliki sertifikat pendaftaran yang sesuai otoritas pajak... Biasanya ini INN/KPP. Jika perusahaan yang akan dibuat adalah entitas ekonomi, maka harus memiliki nota asosiasi. Perusahaan saham gabungan harus memiliki daftar sekuritas dan pemiliknya.

Secara tradisional, dokumen kertas selalu dianggap sebagai dokumen judul suatu perusahaan. Surat-surat bisnis ini memainkan peran penting dalam pekerjaan organisasi dan sangat penting secara hukum. Situasi telah berubah baru-baru ini. Di Federasi Rusia, aliran dokumen elektronik menjadi lebih luas, dan dokumentasi elektronik mulai digunakan secara setara dengan kertas, dan dalam beberapa kasus bahkan menjadi sangat penting.

Mari kita beri contoh. Untuk melakukan berbagai tindakan dan menerima layanan pemerintah, perusahaan kini berhak untuk tidak memberikan dokumen kepemilikan kepada pegawai instansi pemerintah dalam bentuk cetak. Inovasi ini disebabkan oleh fakta bahwa daftar terpadu pendaftaran negara badan hukum (USRLE) berisi semua informasi yang diperlukan. Setiap karyawan organisasi negara, inspektur pajak, atau notaris yang memiliki akses ke Daftar Badan Hukum Negara Bersatu dapat setiap saat menerima semua informasi yang diperlukan tentang suatu badan hukum... Selain itu, Piagam kertas tidak lagi menjadi elemen penting dari pekerjaan kantor perseroan terbatas. Sekarang dalam pekerjaan mereka, mereka dapat menggunakan Piagam elektronik dalam bentuk standar.

Baca juga:

Penyimpanan arsip dokumen

Penyimpanan arsip kepemilikan, seperti yang lainnya, dokumen harus dilakukan di tempat yang ditentukan secara khusus. Secara tradisional, ini adalah folder khusus yang disimpan di brankas. Tanggung jawab untuk penyimpanan dokumen, sebagai orang pertama dalam organisasi, ditanggung oleh direktur umum atau kepala akuntan. Jika perusahaan memiliki departemen hukum, fungsi ini dapat dipercayakan kepada karyawannya. Namun, harus diingat bahwa kepala perusahaan dalam hal apa pun bertanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan dokumen.

Harap dicatat bahwa untuk perusahaan saham gabungan, undang-undang menetapkan persyaratan khusus mengenai syarat dan tata cara penyimpanan surat-surat bisnis. Pada 16 Juli 2003, resolusi khusus Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas diadopsi No. 03-33 / ps, yang mengatur prosedur penyimpanan dokumen perusahaan saham gabungan. Faktanya adalah bahwa perusahaan dalam bentuk kepemilikan ini menggunakan sekuritas dalam kegiatan mereka. Undang-undang memberlakukan persyaratan khusus pada mereka untuk kondisi dan periode penyimpanan.

Semua perusahaan lain dengan bentuk organisasi dan hukum yang berbeda, dengan penyimpanan dan penetapan syarat-syarat isi surat-surat bisnis, berpedoman pada peraturan-peraturan umum yang tidak diatur dengan keputusan-keputusan atau undang-undang khusus.

Penyimpanan dokumen akuntansi dan pajak

Setiap perusahaan, terlepas dari bentuk kepemilikan dan bentuk organisasi dan hukum, wajib menyimpan catatan pajak dan akuntansi. Ada sejumlah organisasi yang secara hukum tidak diharuskan untuk mematuhi persyaratan Undang-Undang Federal "Tentang Akuntansi". Tetapi mereka juga harus mencatat aktivitas keuangan mereka. Semua kertas bisnis keuangan dan pajak harus dipelihara dan disimpan sesuai dengan aturan dan peraturan yang ditetapkan secara ketat.

Semua dokumentasi akuntansi secara kasar dapat dibagi menjadi dua kelompok besar:

Dokumen primer.

Dokumentasi akuntansi.

Dokumentasi utama memiliki nilai yang jauh lebih besar. Ini disebabkan oleh fakta bahwa bagian terbesar dari dokumentasi semacam itu terdiri dari kertas-kertas yang datang ke perusahaan dari luar, dari mitra bisnis dan rekanan. Semua operasi akuntansi yang dilakukan, serta pembentukan basis pajak, dilakukan secara eksklusif berdasarkan dokumentasi utama. Ini memiliki format dan penampilan tertentu. Apa dokumentasi utama? Pertama-tama, ini adalah tindakan, kontrak, faktur, waybill, serta sejumlah dokumen lainnya. Semua tindakan yang signifikan secara hukum disertifikasi oleh dokumen bisnis ini. Dalam hal ini, mereka memiliki sejumlah persyaratan khusus mengenai konten dan kondisi di mana mereka harus disimpan.

Saat ini, tidak jarang surat-surat bisnis utama dibuat dan berfungsi dalam format elektronik. Untuk dokumentasi semacam ini, standar tertentu juga telah dikembangkan yang menentukan bentuk dan jenisnya, khususnya keberadaan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat. Adapun waktu penyimpanan dokumen elektronik, mereka benar-benar identik dengan rekan-rekan kertas mereka.

Periode penyimpanan untuk dokumen arsip dalam organisasi

Piagam perusahaan atau organisasi mana pun, terlepas dari status hukumnya, harus berisi klausul yang mengatur dalam kondisi apa dan untuk jangka waktu berapa kertas bisnis akuntansi harus disimpan. Kehadiran item ini akan membantu menghindari pertanyaan tambahan dari perwakilan lembaga inspeksi. Selain itu, disarankan untuk menerbitkan lokal tindakan normatif, mendefinisikan bagaimana catatan perusahaan harus disimpan dan siapa yang akan bertanggung jawab secara khusus untuk ini.

Semua dokumentasi akuntansi utama harus disimpan sesuai dengan persyaratan undang-undang Rusia modern, tetapi tidak kurang dari 5 tahun.

Penyimpanan dokumen oleh personel

Dalam sebagian besar kasus, dokumentasi yang terkait dengan pekerjaan personel adalah dokumentasi akuntabilitas yang ketat. Kondisi khusus untuk menyimpan surat-surat bisnis ini disebabkan oleh fakta bahwa mereka berisi data pribadi karyawan. Peningkatan tanggung jawab atas integritas dan keamanan media itu sendiri dan informasi yang dikandungnya berada di tangan karyawan yang diberi wewenang khusus - inspektur personalia. Tidak adanya posisi seperti itu dalam tabel kepegawaian organisasi menunjukkan bahwa kepala perusahaan itu sendiri atau kepala akuntan akan memikul tanggung jawab ini.

Semua pesanan untuk bekerja dengan personel, kartu registrasi karyawan, buku kerja, dan pernyataan karyawan ada di pengantar inspektur personalia. hukum federal"Pada akuntansi" mengatur prosedur pembentukan dokumentasi utama tentang pekerjaan personel dan remunerasi. Dari ketentuan undang-undang ini, semua dokumentasi akuntansi utama dapat diterima untuk akuntansi hanya jika pembentukannya dilakukan berdasarkan album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama.

Persiapan dokumen untuk penyimpanan arsip

Penyimpanan dokumen akuntansi diatur oleh surat Kementerian Keuangan Uni Soviet tertanggal 29/7 1983 No. 105. Menurut surat ini, itu harus disimpan di Arsip, yang dipahami sebagai ruang terpisah dengan lemari dan brankas khusus. Aturan Rosarkhiv 02/06/2002 berisi rekomendasi standar untuk pengaturan tempat ini. Rekomendasi dipersilakan tetapi tidak diperlukan. Tidak ada sanksi untuk ketidakpatuhan.

Beberapa persyaratan lain berlaku untuk bagaimana dokumentasi pelaporan yang ketat harus disimpan. Itu harus disimpan di brankas atau kamar khusus yang dilengkapi dengan langkah-langkah keamanan yang ditingkatkan. Persyaratan yang sama berlaku untuk surat-surat bisnis yang ditandai dengan stempel "rahasia dagang".

Semua dokumen bisnis lainnya dapat disimpan di rak dan di lemari khusus. Mereka dapat ditempatkan langsung di kantor kepala organisasi atau kepala akuntan. Harap dicatat bahwa untuk memastikan kemudahan akses, laporan bank, laporan awal, tindakan, pesanan tunai dan surat-surat keuangan lainnya disarankan untuk dijilid dan disusun secara kronologis.

Jika kekurangan ruang, serta setelah melewati pemeriksaan Layanan Pajak Federal, sejumlah surat bisnis harus ditransfer ke Arsip kotamadya. Pemindahan dilakukan sesuai dengan persediaan, dalam bentuk bernomor dan dijahit. Sejumlah kertas setelah berakhirnya masa penyimpanan dapat dimusnahkan. Sebuah komisi khusus memeriksa dokumentasi ini dan mencatat fakta kehancurannya.

Kepatuhan terhadap aturan, prosedur, dan tenggat waktu yang ditetapkan menjamin perlindungan pengusaha dari masalah yang disebabkan oleh ketidaksepakatan dengan otoritas inspeksi, dan juga memungkinkannya untuk membuat yang diperlukan kerangka kerja legislatif, yang mungkin diperlukan saat menyelesaikan hak hukum dan kepentingan peradilan.

Arsip adalah organisasi atau unit strukturalnya yang menerima dan menyimpan dokumen dengan tujuan menggunakan informasi retrospektif. Arsip departemen bertanggung jawab untuk menyimpan dokumen dalam organisasi besar, dan arsip organisasi bisnis kecil dan menengah dikelola oleh sekretaris atau di kantor.

Untuk sistematisasi dokumen yang ditempatkan di arsip, unit penyimpanan semacam itu dibentuk sebagai file. Kasus - dokumen atau seperangkat dokumen yang terkait dengan satu masalah atau bidang kegiatan dan ditempatkan di sampul terpisah. Dokumen dibentuk menjadi kasus, sesuai dengan nomenklatur kasus, daftar sistematis nama kasus yang terdaftar di organisasi, yang menunjukkan persyaratan penyimpanannya.

Saat menyiapkan dokumen untuk penyimpanan arsip, dua operasi administrasi dilakukan: pembentukan kasing dan pendaftarannya. Pembentukan kasus - penugasan dokumen ke kasus tertentu dan sistematisasinya. Pendaftaran kasus, ditentukan oleh aturan yang ditetapkan, persiapan untuk penyimpanan dokumen.

Organisasi penyimpanan arsip dokumen dan penggunaannya yang efektif adalah salah satu tugas utama layanan dukungan dokumen. Struktur arsip organisasi dibentuk sesuai dengan nomenklatur kasus. Ini adalah dokumen independen, yang persiapannya merupakan pekerjaan yang kompleks dan multi-tahap.

Nomenklatur kasus direvisi setiap tahun sebelum awal tahun kantor. Saat menyusunnya, struktur nomenklatur sebelumnya dan rencana berfungsinya organisasi untuk tahun berikutnya diperhitungkan. Setiap unit struktural mempersiapkan bagiannya sendiri, dan kemudian bagian-bagian individual disatukan secara terpusat menjadi nomenklatur umum. Rancangan nomenklatur harus disetujui oleh kepala organisasi.

Selama tahun kerja kantor, dokumen-dokumen yang telah diselesaikan pekerjaan operasionalnya, diarsipkan ke dalam berkas-berkas sesuai dengan nomenklatur yang berlaku. Dalam hal ini, penampilan dokumen yang tidak disediakan dalam persiapannya dimungkinkan. Jika ini terjadi, kasus dimulai dengan judul baru, yang dicatat dalam nomenklatur. Juga sangat mungkin bahwa sepanjang tahun tidak ada satu dokumen pun yang akan muncul untuk institusi kasus dengan judul yang disediakan. Catatan yang sesuai dibuat tentang setiap kasus yang diajukan dalam nomenklatur.

Penyimpanan arsip dokumen dalam suatu organisasi dapat dilakukan dalam beberapa tahap. Untuk waktu tertentu disimpan dalam arsip unit struktural, kemudian dipindahkan ke arsip organisasi. Setelah itu, bagian dari dokumen dapat ditransfer ke penyimpanan negara.

Pekerjaan kantor Rusia memiliki sejarah berabad-abad, dibedakan oleh karakteristik nasional. Dokumen berumur panjang - mulai dari pendaftaran hingga penyimpanan dan pemusnahan arsip. Aturan untuk bekerja dengan mereka di organisasi tertentu merupakan sistem kerja kantor. Ini adalah satu set prinsip-prinsip umum dan teknologi pemrosesan dokumen tertentu. Pembentukan mereka terjadi di bawah pengaruh banyak faktor. Yang paling signifikan di antaranya adalah tradisi kerja yang ada, baik nasional maupun yang muncul dalam kerangka organisasi tertentu, serta berbagai dokumen peraturan dan metodologis badan-badan negara.

GOU VPO "Mordovskiy Universitas Negeri dinamai N.P. Ogarev "

Fakultas Ekonomi

Spesialisasi "Administrasi Negara Bagian dan Kota"

Tes

Untuk kursus: "Dasar-dasar manajemen dokumen"

Pada topik: "Penyimpanan dokumen: saat ini dan arsip"

Selesai: kelompok mahasiswa 207, s/o

Filyagina Nadezhda Sergeevna

Diperiksa oleh: guru

Belova Yulia Alekseevna

Saransk 2009

1. Penyimpanan dokumen saat ini

Konsep nomenklatur kasus

Selama aktivitas perusahaan, institusi, perusahaan, sejumlah besar dokumen diperoleh. Setelah digunakan dalam kegiatan operasional untuk menyelesaikan masalah saat ini, dokumen menjadi penjaga informasi retrospektif, kebutuhan yang mungkin timbul lagi setelah waktu tertentu, yaitu. mereka bertindak sebagai memori institusi.

Pencarian cepat dan penggunaan dokumen tersebut hanya mungkin jika mereka diklasifikasikan dengan jelas. Klasifikasi dokumen yang paling sederhana adalah mengelompokkannya ke dalam file. Standar negara bagian mendefinisikan kasus sebagai "Kumpulan dokumen atau dokumen yang berkaitan dengan satu masalah atau bidang kegiatan, ditempatkan di sampul terpisah." Nomenklatur kasus berfungsi sebagai buku referensi klasifikasi khusus yang menentukan tata cara pendistribusian dokumen ke dalam kasus.

Nomenklatur kasus - "Daftar sistematis nama kasus yang diajukan dalam organisasi, yang menunjukkan persyaratan penyimpanannya, disusun dengan cara yang ditentukan." Dengan kata lain, nomenklatur kasus adalah pengklasifikasi paling sederhana yang memungkinkan Anda dengan cepat mengurutkan dokumen ke dalam folder (kasus) untuk pencarian cepat mereka jika perlu.

Nomenklatur kasus adalah dokumen multiguna.

Pertama, sebagai berikut dari definisi nomenklatur, tujuan utamanya adalah sistematisasi dokumen, yaitu. itu berfungsi untuk mencairkan dokumen setelah eksekusi mereka menjadi kasus, dan dengan demikian menentukan sistem penyimpanan dokumen di lembaga.

Kedua, setiap kasus yang termasuk dalam nomenklatur memiliki instruksi untuk menyimpan dokumen yang ditempatkan di dalamnya. Mendistribusikan dokumen ke dalam file sesuai dengan nomenklatur, pada saat yang sama, mereka menguraikan, untuk saat ini, periode penyimpanan dokumen. Dengan demikian, dengan bantuan nomenklatur kasus, tahap pertama pemeriksaan nilai dokumen dilakukan.

Nomenklatur, memperbaiki pengindeksan kasus, digunakan saat mendaftarkan dokumen - indeks kasus dengan nomenklatur sering menjadi bagian dari indeks pendaftaran dokumen.

Skema klasifikasi nomenklatur dapat digunakan sebagai skema untuk membangun indeks kartu referensi untuk dokumen yang dieksekusi. Nomenklatur kasus digunakan sebagai pengganti inventaris sebagai dokumen akuntansi setelah pengiriman ke arsip institusi kasus dengan periode penyimpanan hingga 10 tahun inklusif.

Nomenklatur kasus berfungsi sebagai dasar untuk menyusun inventaris untuk kasus penyimpanan permanen dan dengan periode penyimpanan lebih dari 10 tahun. Nomenklatur kasus adalah nilai referensi ketika mempelajari struktur suatu institusi.

Nomenklatur kasus harus di setiap institusi, organisasi, perusahaan, firma dan mencakup semua dokumen yang dibuat selama kegiatan mereka. Nomenklatur kasus terdiri dari tiga jenis: permen "apakah individu (nomenklatur kasus dari organisasi tertentu, perusahaan, lembaga, perusahaan); perkiraan dan tipikal.

Mulai menyusun nomenklatur kasus, Anda perlu mengetahui persyaratannya, yang disajikan oleh dokumen peraturan dan metodologis.

Dalam pos kasus yang dimaksudkan untuk mengelompokkan dokumen dari jenis yang sama, jenis dokumen ditunjukkan dalam bentuk jamak.

Judul korespondensi menentukan dengan siapa itu dilakukan dan tentang masalah apa. Jika korespondensi dilakukan dengan satu koresponden, nama spesifiknya diberikan, dll.

Dalam praktik organisasi, seringkali lebih mudah untuk mengelompokkan dalam satu kasus dokumen beberapa penulis atau koresponden yang berlokasi di wilayah tertentu (krai, oblast, distrik), karena korespondensi dengan masing-masing relatif kecil dan tidak tepat untuk mengelompokkan korespondensi dengan masing-masing dalam kasus yang terpisah. Itu. kasus dikelompokkan secara geografis.

Peraturan dan bahan metodologis pada penyusunan nomenklatur perkara, direkomendasikan untuk menjadi yang pertama menempatkan perkara, termasuk dokumen organisasi dan administrasi dari direktif dan otoritas yang lebih tinggi, kemudian kasus dengan dokumentasi organisasi yang terkait dengan kegiatan lembaga secara keseluruhan (piagam, peraturan) atau unit struktural (jika nomenklatur kasus unit struktural dibuat). Berikutnya adalah nama-nama kasus dengan dokumen organisasi dan administrasi lembaga itu sendiri (perintah, perintah, keputusan badan kolegial). Kelompok kasus ini diikuti oleh bisnis dengan dokumen perencanaan dan pelaporan (tahunan, diikuti oleh triwulanan dan bulanan) dan korespondensi.

Pembentukan kasus

Dokumen selama eksekusi disimpan oleh pelaksana, di mana mereka harus memiliki folder khusus dengan tulisan seperti "Sedang dieksekusi", "Mendesak", "Untuk papan", "Untuk pengiriman", "Untuk persetujuan", "Untuk tanda tangan" , dll. .NS. Di setiap folder, Anda harus menunjukkan nama pemain dan nomor teleponnya. Setelah akhir hari kerja, folder dipindahkan ke brankas, lemari, meja. Penyimpanan dokumen seperti itu dengan pelaku akan membantu jika ada perjalanan bisnis yang mendesak atau sakit untuk segera ditemukan dokumen yang diperlukan dan mentransfernya ke karyawan lain untuk dieksekusi.

Setelah menyelesaikan pekerjaan dengan dokumen, itu ditransfer untuk ditempatkan dalam kasing. Penugasan dokumen ke arsip dilakukan oleh sekretaris atau orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan ini di divisi struktural secara sistematis, setiap hari sepanjang tahun. Di perusahaan kecil, pembentukan dan penyimpanan file dilakukan secara terpusat, biasanya di sekretariat. Dokumen yang dieksekusi harus memiliki tanda eksekusi dan dimasukkan ke dalam file pada hari yang sama pada akhir hari kerja. Implementasi ketat dari aturan sederhana ini akan mengecualikan hilangnya dokumen dan memastikan keamanannya.

Ada banyak sekali dokumen yang dieksekusi di institusi, perusahaan, dan agar mudah dipahami dan cepat menemukan informasi yang diperlukan, dokumen setelah eksekusi dikelompokkan ke dalam kasus, yaitu. diarsipkan ke dalam folder terpisah.

Dokumen administrasi, surat-menyurat kepengurusan dan dokumen internal yang paling penting dibentuk dan disimpan di kantor atau sekretariat pengurus.

Pembentukan kasus dimulai segera dari awal tahun. Oleh karena itu, untuk setiap kasus yang disebutkan dalam nomenklatur pada awal tahun, folder harus dibuka. Ini bisa berupa folder pengikat atau folder file.

Nama institusi, perusahaan ditunjukkan di sampul setiap kasus yang dimulai. Jika institusi memiliki nama singkatan yang diakui secara resmi, maka lebih baik menggunakannya. Hanya dokumen-dokumen yang disediakan oleh nomenklatur dapat diajukan di depot. Dalam hal muncul dokumen yang tidak diatur oleh nomenklatur, kasus independen dimulai, dan namanya ditambahkan ke nomenklatur kasus di bawah nomor cadangan.

Penyitaan dokumen organisasi hanya dapat dilakukan oleh badan-badan pemeriksaan pajak negara, penyelidikan, penyelidikan pendahuluan, kantor kejaksaan dan pengadilan berdasarkan keputusan badan-badan ini sesuai dengan undang-undang acara pidana saat ini. Federasi Rusia.

Penyitaan dokumen dilakukan di hadapan pejabat lembaga, organisasi, perusahaan, firma dari mana penyitaan dilakukan dan dibuat dalam suatu protokol, yang salinannya diserahkan dengan tanda terima kepada pejabat terkait. organisasi ini Inventarisasi khusus harus dibuat untuk dokumen yang disita, yang mencerminkan isi dari dokumen yang disita.

Menyimpan file

Kasus dianggap diajukan sejak dokumen yang dieksekusi pertama kali disertakan di dalamnya. Mereka dibentuk dalam divisi struktural dan disimpan di dalamnya sampai mereka dipindahkan ke arsip institusi. Di sebuah perusahaan kecil, arsip disimpan oleh sekretaris. Kasing harus ditempatkan di loker, brankas atau (lemari arsip berbasis air, yang memastikan keamanan dan perlindungannya dari debu dan cahaya).

Dokumen-dokumen yang sudah termasuk dalam kasus mungkin diperlukan oleh karyawan suatu lembaga atau perusahaan dalam waktu satu tahun. Dalam kasus-kasus ini, mereka dapat dikeluarkan dari kasing hanya oleh mereka yang bertanggung jawab atas pembentukan dan penyimpanan kasing, dan sebagai gantinya diletakkan lembar pengganti, yang menunjukkan kapan, kepada siapa dan untuk berapa lama dokumen itu dikeluarkan.

Jika diperlukan untuk mengeluarkan seluruh kasus, kartu pengganti diisi, yang menunjukkan nomor kasus yang dikeluarkan, tanggal penerbitan, kepada siapa kasus itu dikeluarkan, untuk berapa lama, penerimaan dan penerimaan setelah pengembalian dokumen-dokumen. Kartu pengganti ditempatkan di tempat kasus yang dikeluarkan. Dengan sistem seperti itu, segera jelas kasus mana yang telah dikeluarkan dan siapa yang memilikinya.

Setelah akhir tahun klerikal, penerbitan dokumen individu dari kasus tersebut kepada karyawan tidak diperbolehkan. Jika perlu, seluruh kasus dapat dikeluarkan untuk penggunaan sementara.

Penerbitan kasus ke organisasi lain hanya diizinkan oleh kepala organisasi. Penarikan dokumen-dokumen dari arsip atas permintaan pejabat yang berwenang hanya dapat dilakukan atas dasar perintah tertulis dari badan-badan ini dan dengan izin manajemen dengan wajib membuat tindakan penarikan asli. dan mengajukan salinan yang dilegalisir dalam berkas sebagai gantinya.